Hướng dẫn so sánh 2 file Word rất đơn giản

Việc cuộn qua lại giữa hai tài liệu Word là một cơn ác mộng. Tuy nhiên, bạn không cần phải tỉ mỉ sàng lọc từng trang để tìm ra sự khác biệt. Microsoft Word cung cấp một cách dễ dàng hơn để xác định tất cả sự khác biệt giữa hai tài liệu.

Cách so sánh 2 file Word bằng tính năng Review

Ngay trong Word cũng đã có công cụ Compare để bạn so sánh 2 file Word với nhau, ngoài công cụ so sánh văn bản trực tuyến. Với công cụ Compare trong Word bạn có thể so sánh nội dung giữa 2 hay nhiều văn bản Word, nhất là tài liệu báo cáo, đề án,... cần chỉnh sửa nhiều lần. Dưới đây là hướng dẫn so sánh 2 file Word bằng công cụ Compare.

Bước 1:

Chúng ta mở file Word mới hoặc mở file Word muốn so sánh. Tiếp đến bạn nhấn vào mục Review và sau đó nhấn tiếp vào Compare ở bên dưới. Tiếp đến bạn nhấn vào tính năng Compare để so sánh văn bản.

Bước 2:

Lúc này ở bên dưới hiển thị giao diện để chúng ta tiến hành so sánh văn bản trong Word. Tại ô Original document bạn nhập văn bản gốc hay văn bản thứ nhất cần so sánh. Tại phần Compare document tải văn bản bạn muốn so sánh.

Bạn nhấn vào biểu tượng thư mục để mở 2 file văn bản cần so sánh. Tiếp đến chúng ta nhấn vào nút More để mở bảng thiết lập so sánh.

Ở giao diện thiết lập thêm tại Comparison settings để lựa chọn nội dung muốn so sánh như định dạng văn bản, các hình ảnh, headers và footers,...

Phần Show changes so sánh ở mức độ từ ngữ/ký tự và hiển thị bản so sánh 2 file Word tại file gốc/file so sánh hoặc tại 1 file mới hoàn toàn.

Cuối cùng nhấn OK để lưu lại thiết lập và tiến hành so sánh.

Bước 3:

Ngay sau đó bạn sẽ nhìn thấy giao diện so sánh 2 file văn bản.

Ở giao diện này mục Revision bạn sẽ nhìn thấy sự khác nhau về định dạng giữa 2 tập tin.

Tiếp đến ở phần Compared document bạn sẽ nhìn thấy những nội dung nào khác nhau. Phần nào trùng nhau hiển thị gạch đỏ lề bên trái của văn bản.

Hợp nhất các thay đổi trong quá trình so sánh tài liệu

Khi so sánh hai tài liệu Word, bạn có thể muốn hợp nhất các thay đổi từ tài liệu này sang tài liệu khác để tạo ra một phiên bản sạch, thống nhất. May mắn thay, Microsoft Word giúp quá trình này trở nên dễ dàng.

Khi bạn ở chế độ xem so sánh, hãy nhấp vào nút Tracking trên ribbon, sau đó chọn Accept. Bạn có thể chọn Accept All Changes để tự động hợp nhất tất cả các bản sửa đổi vào tài liệu hoặc chọn Accept and Move to Next nếu bạn muốn xem lại thủ công từng thay đổi trước khi hợp nhất.

Tương tự, tùy chọn Reject cho phép bạn loại bỏ mọi thay đổi không mong muốn. Khi bạn thực hiện thao tác này, Word sẽ tự động điều chỉnh tài liệu dựa trên các lựa chọn của bạn, bằng cách kết hợp các phần chèn hoặc hoàn tác các phần xóa.

Sau khi xem xét tất cả các thay đổi, tài liệu sẽ phản ánh phiên bản đã hợp nhất. Nó sẽ kết hợp nội dung gốc với các bản sửa đổi cần thiết.

Lưu ý: Word cũng cho phép bạn kết hợp các tài liệu trực tiếp. Chỉ cần vào tab Review, chọn Compare > Combine và chọn hai tài liệu bạn muốn hợp nhất.

So sánh các tài liệu Word bằng Side-by-Side View

Nếu không muốn sử dụng tính năng so sánh tự động của Word, bạn có thể so sánh các tài liệu theo cách thủ công bằng tùy chọn Side-by-Side View. Tùy chọn này cho phép bạn xem cả hai tài liệu cạnh nhau.

Để thực hiện việc này, hãy mở hai tài liệu Word mà bạn muốn so sánh. Sau đó, trong một trong các tài liệu, hãy điều hướng đến tab View. Trong nhóm Window, hãy nhấp vào nút View Side by Side. Nếu có nhiều hơn hai tài liệu được mở, bạn sẽ cần chỉ định tài liệu nào mình muốn xem ở Side-by-Side View.

Sau khi các tài liệu được sắp xếp theo Side-by-Side View, bạn có thể cuộn qua chúng một cách độc lập hoặc bật Synchronous Scrolling. Với tính năng này, khi cuộn qua một tài liệu, tài liệu kia sẽ tự động cuộn đến phần tương ứng.

​​​Biết cách so sánh các tài liệu trong Word có thể hữu ích khi bạn muốn xem lại các bản chỉnh sửa cộng tác hoặc theo dõi các thay đổi. Chưa kể, tính năng này còn giúp loại bỏ nhu cầu phải dựa vào các công cụ web trực tuyến để so sánh các tài liệu.