Đây là việc cần làm trước khi chia sẻ bảng tính Excel

Việc chia sẻ file Excel cũng cần chú ý một số điều trước khi thực hiện. Khi chia sẻ file đúng cách giúp nội dung đang có trong bảng tính không bị chỉnh sửa, định dạng tệp được giữ nguyên hoặc bạn cũng có thể đặt mật khẩu cho file tài liệu Excel. Dưới đây là những việc cần làm khi chia sẻ bảng tính Excel.

Xóa dữ liệu không cần thiết trong bảng Excel

Trước khi chia sẻ bảng tính Excel thì bạn nên sắp xếp lại nội dung và xóa dữ liệu không cần thiết, xóa các mục trùng lặp trong Excel. Các định dạng cũng cần kiểm tra lại xem đã sử dụng phông chữ, kích thước chữ nhất quán hay chưa.

Kiểm tra lỗi bảng tính Excel

Hãy kiểm tra lại toàn bộ công thức trong bảng tính hay các định dạng sử dụng trong Excel để đảm bảo không có nội dung nào cho kết quả sai, hoặc vẫn còn báo lỗi trong Excel. Nếu báo lỗi từ hệ thống Excel thì bạn cần kiểm tra xem lỗi thông báo là gì để tìm cách khắc phục.

Đặt mật khẩu cho bảng tính Excel

Việc đặt mật khẩu cho bảng tính Excel giúp bạn kiểm soát những người có thể truy cập và thực hiện thay đổi đối với tài liệu. Chúng ta có thể đặt mật khẩu cho cả bảng tính Excel hoặc cho sheet tính, vùng nội dung,...

Thêm hướng dẫn khi chia sẻ Excel

Trước khi chia sẻ bảng tính Excel công khai thì bạn có thể thêm một số hướng dẫn cụ thể trong bảng để người nhận được biết thêm thông tin. Chẳng hạn bạn đánh dấu rõ ràng nơi người dùng cần nhập dữ liệu, tô màu vị trí, sử dụng bình luận trong Excel hoặc ghi chú trong Excel để hỗ trợ cho phần nội dung cần chú ý.

Tạo bản sao file Excel

Việc tạo bản sao file Excel trước khi chia sẻ đảm bảo bạn vẫn có được nội dung gốc của bảng tính nếu ai đó vô tình làm hỏng, hoặc nhập dữ liệu sai. Ngoài ra, khi thực hiện các thay đổi mới thì bạn có thể sử dụng bản sao lưu thay vì can thiệp vào tệp gốc. Chúng ta nên tạo bản sao lưu file Excel ở vị trí khác với vị trí của bạn gốc để tránh nhầm lẫn.

Điều chỉnh cài đặt chia sẻ bảng tính Excel

Trước khi chia sẻ bất kỳ tệp Excel nào bạn cần điều chỉnh cài đặt chia sẻ để đảm bảo rằng chỉ những người nhận file mới có thể truy cập tệp với mức quyền phù hợp. Nếu muốn người khác xem tệp đặt quyền chỉ xem. Nếu muốn họ có thể thực hiện thay đổi thì chỉnh sang quyền chỉnh sửa.

Tối ưu hóa file Excel khi in

Trước khi chia sẻ bạn hãy thử xem tài liệu Excel trong chế độ in như nào, có đủ nội dung trong kích thước trang in hay không. Có thể sử dụng ngắt trang để đảm bảo để đảm bảo dữ liệu không bị ảnh hưởng nếu vô tình ngắt các trang.

Kiểm tra định dạng và kích thước file Excel

Nếu bạn chỉ muốn người nhận xem tệp thì hãy chuyển đổi Excel thành PDF để giữ nguyên nội dung. Hoặc giữ tệp ở định dạng gốc (XLSX) nếu người nhận cần file ở định dạng gốc. Cũng cần hỏi đối phương sử dụng Office bản bao nhiêu để tránh trường hợp không tương thích định dạng file.

Nếu dung lượng file tệp lớn, hãy nén và thay đổi kích thước hình ảnh hoặc đồ họa, xóa các trang tính không sử dụng hoặc lưu tệp ở định dạng nén để giảm kích thước. Nếu kích thước tệp không giảm đáng kể thì nên tải tệp lên dịch vụ lưu trữ đám mây và chia sẻ link file.