5 hàm ẩn trong Google Sheets mà Excel không có

Khi nói về bảng tính, Microsoft Excel có lẽ là điều đầu tiên bạn nghĩ đến. Nó là một công cụ mạnh mẽ kinh điển, được tích hợp nhiều tính năng, tích hợp mạnh mẽ và khả năng xử lý dữ liệu khổng lồ như một chuyên gia. Đối với nhiều người, nó giống như một tiêu chuẩn, và theo nhiều cách, điều này vẫn đúng. Tuy nhiên, Excel không làm được tất cả mọi thứ.

Nhiều người sử dụng cả hai ứng dụng thường xuyên. Dù có chủ yếu dựa vào Excel cho các công việc nặng nhọc, nhưng có một số hàm trong Sheets mà bạn sẽ nhớ mỗi khi quay lại. Nếu bạn đang nghĩ rằng đã đến lúc ngừng sử dụng Google Sheets và quay lại Excel, thì bạn nên biết mình sẽ bỏ lại những gì.

Hàm ISEMAIL và ISURL

Xác thực dữ liệu một cách đơn giản

Hai hàm này cho phép bạn xác nhận xem một chuỗi trong ô có phải là địa chỉ email được định dạng đúng hay là một URL hợp lệ hay không. Nếu bạn nhập công thức sau vào một ô, Google Sheets sẽ ngay lập tức trả về TRUE hoặc FALSE tùy thuộc vào việc văn bản trong ô A2 có đáp ứng tiêu chí của một địa chỉ email thực hay không:

=ISEMAIL(A2)

Hàm ISURL hoạt động tương tự đối với các liên kết web.

Thoạt nhìn, các hàm này có vẻ như chỉ là những tiện ích nhỏ, nhưng chúng có thể giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi làm việc với dữ liệu khách hàng, biểu mẫu đăng ký hoặc danh sách tiếp thị.

Hàm COUNTUNIQUE

Đếm giá trị duy nhất tức thì

Với hàm này, Google Sheets giúp bạn dễ dàng xác định số lượng giá trị riêng biệt trong tập dữ liệu. Bằng cách nhập công thức sau, bạn có thể tính toán số lượng mục duy nhất xuất hiện trong phạm vi đó mà không cần phức tạp:

=COUNTUNIQUE(A1:A100)

Nếu danh sách của bạn bao gồm apple, apple, banana, orange, orange, kết quả là 3. Mỗi mục duy nhất sẽ có một giá trị, bất kể nó xuất hiện bao nhiêu lần.

Bạn có thể sử dụng hàm này để đếm số lượng khách hàng riêng lẻ trong danh sách đơn hàng, số lượng danh mục sản phẩm duy nhất trong kho hoặc số lượng mã dự án riêng biệt trong tập dữ liệu. Thay vì sắp xếp, lọc hoặc quét thủ công qua các hàng, bạn có thể đếm trực tiếp chỉ trong một bước.

Hàm IMPORTFEED, IMPORTHTML, IMPORTRANGE và IMPORTXML

Dữ liệu trực tiếp trong tầm tay bạn

Một ưu điểm khác của Google Sheets là bộ hàm IMPORT, cho phép bạn nhập dữ liệu bên ngoài trực tiếp vào bảng tính chỉ bằng một công thức. Mỗi hàm có vai trò riêng:

Ví dụ, bạn có thể dán công thức này vào một ô:

=IMPORTHTML("https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_countries_and_dependencies_by_area", "table", 2)

Dòng lệnh này yêu cầu Sheets lấy bảng thứ hai từ trang Wikipedia đã chỉ định và hiển thị trong bảng tính của bạn. Sau khi cấp quyền truy cập, dữ liệu sẽ tự động được nhập vào và thậm chí cập nhật khi nguồn thay đổi.

Hàm ARRAYFORMULA

Mảng động thực sự thích ứng

Thay vì viết công thức trong ô C1 rồi kéo xuống hàng trăm hàng, bạn có thể viết một công thức duy nhất tự động điền vào toàn bộ cột:

=ARRAYFORMULA(B1:B100*2)

Công thức này sẽ nhân ngay lập tức mọi giá trị trong cột B với 2, và kết quả sẽ xuất hiện trong các ô tương ứng ở cột C.

Điều này không có nghĩa là Excel không có công thức mảng, nhưng cách tiếp cận của nó luôn phức tạp hơn. Đầu tiên, các phiên bản cũ yêu cầu phương thức Ctrl + Shift + Enter. Trước tiên, bạn phải chọn phạm vi, nhập công thức và sau đó xác nhận bằng cách nhấn phím tắt. Sau đó, Excel khóa công thức bằng dấu ngoặc nhọn, tạo ra một cấu trúc cứng nhắc, khó chỉnh sửa hoặc mở rộng.

Hàm QUERY

Sức mạnh SQL trong bảng tính

Hàm QUERY là một trong những công cụ mạnh mẽ nhất trong Google Sheets. Mặc dù không hoàn toàn ẩn, nhưng nó thường bị bỏ qua vì nhiều người không biết đến khả năng của nó. Tóm lại, nó đưa các lệnh kiểu SQL trực tiếp vào bảng tính của bạn. Bạn có thể lọc, sắp xếp, nhóm và tổng hợp dữ liệu, giống như khi bạn làm việc với cơ sở dữ liệu.

Hãy tưởng tượng bạn muốn nhóm doanh thu theo khu vực và sắp xếp tổng số từ cao đến thấp. Bạn có thể viết như sau:

=QUERY(A1:G100, "SELECT C, SUM(D) WHERE G = TRUE GROUP BY C ORDER BY SUM(D) desc")

Nói một cách đơn giản, truy vấn này lấy dữ liệu từ các cột A đến G, kiểm tra một điều kiện, nhóm các hàng theo cột C, tính tổng cột D và sắp xếp kết quả từ lớn đến nhỏ - tất cả trong một công thức.