Mẹo để công việc luôn hoàn thành đúng hẹn

Nếu thường xuyên trễ hẹn, bạn không chỉ khiến người xung quanh khó chịu mà còn làm mình căng thẳng vì vội vã và cảm giác tội lỗi.

***

Nếu thường xuyên trễ hẹn, bạn không chỉ khiến người xung quanh khó chịu mà còn làm mình căng thẳng vì vội vã và cảm giác tội lỗi.

Lên kế hoạch vào đêm hôm trước

Sarah Romain, chuyên viên phụ trách cung cấp dịch vụ khách hàng tại Late Space (một công ty ở Anh chuyên giúp doanh nghiệp, cá nhân sử dụng thời gian hiệu quả) khuyên nên lập thói quen lên kế hoạch cho ngày hôm sau của bạn vào đêm trước. Nhờ vậy, bạn không phải chịu cảnh hoảng sợ khi thức dậy, nhận ra mình không có đôi tất sạch để đi, hết sữa để uống.

"Hãy sắp xếp quần áo, chuẩn bị sẵn bữa trưa và lên kế hoạch những thứ cần làm ngày hôm sau. Bạn nên kiểm tra giờ xe chạy, đổ đầy bình xăng. Nếu có cuộc họp quan trọng hoặc cuộc phỏng vấn hãy thử tự thực hành trước", Sarah nói.

Cẩn trọng khi cố làm thêm một việc nữa

Những người đến muộn thường chọn sai thời gian thực hiện mọi việc. Họ không tính đủ thời gian từ nhà bến xe nên lỡ chuyến, thêm quá nhiều thứ vào danh sách việc phải làm hoặc tự nhủ cố thêm một việc nữa vẫn đủ thời gian, nhưng thực sự thì không.

Đôi khi, thay vì nhồi nhét "chỉ một việc nữa", tốt nhất là bạn nên tránh bị phân tâm hoặc bị cuốn theo nhiệm vụ khác. Hãy vững vàng, đừng để bị cám dỗ thực hiện nhiệm vụ mới khi không đủ thời gian.

Tăng thêm thời gian cho công việc quan trọng

Nên thêm ít nhất 25-50% thời gian bạn nghĩ là cần thiết cho một công việc. Công việc càng phức tạp, thời gian di chuyển càng lâu, bạn càng phải đi sớm hơn, đặc biệt, nếu đó là công việc chưa từng làm trước đây.

Tính đến thời gian chuyển tiếp công việc

Nhiều người trong chúng ta quên tính đến các hoạt động chuyển tiếp khi lên lịch các cuộc hẹn hoặc lập kế hoạch trong ngày.

Chúng ta thường cho mình vừa đủ thời gian để chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, mà không tính thời gian giữa mỗi việc, nếu chẳng may lịch bị lùi.

Hãy đặt một khoảng đệm thời gian hữu ích vào giữa các kế hoạch, các cuộc họp để đảm bảo đúng giờ và không vội vã chạy từ việc này sang việc kia. "Nó cũng giúp bạn có thêm thời gian trong trường hợp cuộc họp kết thúc muộn hoặc gặp sự kiện bất ngờ", Sarah gia khuyên.

Điều chỉnh lịch trình

Nên linh hoạt và lập lịch trình thực sự phù hợp với bạn. "Lý do chính bạn không thể đúng giờ là không quản lý thời gian hiệu quả", Sarah nói.

Nếu cần một cuộc hẹn làm móng tay, cắt tóc hoặc gặp nha sĩ, hãy tránh đặt chỗ khi biết mình có một tuần bận rộn hoặc đang thực hiện nhiệm vụ quan trọng. Vì rất có thể, bạn không có mặt vào phút cuối rồi hủy lịch sẽ làm mất tiền cọc hoặc ảnh hưởng đến các doanh nghiệp bạn đặt lịch.

Thay vào đó, hãy tìm đến những cách linh hoạt hơn để lên lịch cho các cuộc gặp vào phút cuối, khi bạn có thời gian rảnh.