Ứng dụng Copilot trong Excel

Hãy nhớ lại từ Bài 2 về cách khung cấu trúc prompt gồm 4 phần giúp định hình các câu lệnh của bạn. Trong Excel, thành phần "Source" (Nguồn) được xử lý tự động - Copilot đã có quyền truy cập vào dữ liệu trong bảng tính của bạn. Nhiệm vụ của bạn là đặt ra những câu hỏi phù hợp.

Excel Copilot đã trải qua một cuộc cải tiến toàn diện vào đầu năm 2026. Tính năng "App Skills" cũ đã bị loại bỏ. Thay vào đó là Agent Mode để làm việc với dữ liệu theo cách tương tác, tính năng Analyst (Phân tích) để thực hiện suy luận chuyên sâu, và hàm COPILOT() để tích hợp AI trực tiếp vào các ô tính. Nếu từng dùng thử Excel Copilot vào năm 2024, hãy quên những gì bạn đã biết đi - vì giờ đây nó đã trở thành một công cụ hoàn toàn khác.

Bước khởi đầu: Định dạng dữ liệu dưới dạng bảng

Trước tiên, dữ liệu của bạn phải nằm trong một bảng Excel. Không chỉ đơn thuần là dữ liệu trong các ô, mà phải là một bảng đã được định dạng.

Hãy chọn phạm vi dữ liệu của bạn, sau đó nhấn Ctrl+T (hoặc chọn Insert > Table). Excel sẽ chuyển đổi dữ liệu đó thành một bảng với các tiêu đề, bộ lọc và cấu trúc cần thiết để Copilot có thể hoạt động.

Nếu thiếu bước này, các tính năng của Copilot sẽ không xuất hiện hoặc không hoạt động đúng cách. Đây chính là lý do hàng đầu khiến nhiều người cho rằng "Copilot không hoạt động trong Excel".

11 tác vụ Copilot có thể thực hiện trong Excel

Khi dữ liệu đã được định dạng thành bảng, Copilot có thể giúp bạn:

Làm sạch dữ liệu

1. Loại bỏ các mục trùng lặp - "Tìm và làm nổi bật các hàng trùng lặp trong bảng này"

2. Sửa định dạng - "Chuẩn hóa định dạng ngày tháng trong cột C thành YYYY-MM-DD"

3. Điền dữ liệu còn thiếu - "Làm nổi bật các ô bị thiếu giá trị trong cột Doanh số"

Phân tích

4. Tạo bảng tổng hợp (Pivot Table) - "Tạo một bảng tổng hợp hiển thị tổng doanh thu theo khu vực và quý"

5. Tìm xu hướng - "3 xu hướng nổi bật nhất trong dữ liệu doanh số này là gì?"

6. Xác định các giá trị ngoại lai (outliers) - "Những tháng nào có hiệu suất cao hoặc thấp bất thường?"

7. Dự báo giả định - "Tổng doanh thu sẽ là bao nhiêu nếu quý 3 tăng trưởng 15%?"

Công thức và định dạng

8. Tạo công thức - "Tạo công thức tính tốc độ tăng trưởng theo năm"

9. Giải thích công thức - "Giải thích chức năng của công thức VLOOKUP này bằng ngôn ngữ đơn giản"

10. Định dạng có điều kiện - "Áp dụng thang màu từ đỏ đến xanh lá dựa trên biên lợi nhuận"

11. Tạo biểu đồ - "Tạo biểu đồ cột so sánh doanh thu hàng tháng theo dòng sản phẩm"

Agent Mode trong Excel

Agent Mode biến Excel Copilot từ một công cụ trả lời câu hỏi thành một chuyên gia phân tích tương tác.

Thay vì chỉ đưa ra một yêu cầu (prompt), bạn có thể thực hiện một cuộc hội thoại:

Agent Mode cũng có thể trực tiếp chỉnh sửa sổ làm việc của bạn - thêm công thức, tạo trang tính mới, chèn biểu đồ và áp dụng định dạng. Bạn sẽ xem xét và phê duyệt từng thay đổi.

Hàm COPILOT()

Đây là tính năng hoàn toàn mới trong phiên bản 2026 và chưa có khóa học nào khác đề cập đến nó. Hàm COPILOT() cho phép bạn gọi AI trực tiếp từ công thức trong ô tính:

Hãy mở ChatGPT (chat.openai.com), Claude (claude.ai) hoặc Gemini (gemini.google.com) và bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.

Sao chép câu lệnh (prompt) này: 

=COPILOT("Categorize this expense into one of: Travel, Software, Marketing, Office, Meals", A2)

=COPILOT("Phân loại khoản chi phí này vào một trong các nhóm: Công tác, Phần mềm, Tiếp thị, Văn phòng, Ăn uống", A2)

Thay thế các phần nằm trong dấu ngoặc vuông [] bằng thông tin cụ thể từ tình huống thực tế của bạn. Đầu vào mơ hồ sẽ dẫn đến kết quả mơ hồ - hãy đưa ra thông tin thật cụ thể.

Chỉ trong vài giây, AI sẽ đưa ra phản hồi có cấu trúc dựa trên câu lệnh trên. Hãy đọc kỹ và coi đó là bản nháp, không phải là câu trả lời cuối cùng.

Lưu phản hồi vào một file ghi chú. Chọn ra gợi ý mang lại hiệu quả cao nhất và thực hiện ngay trong tuần này - đừng cố gắng làm tất cả mọi thứ cùng một lúc.

Nếu các gợi ý quá chung chung, hãy dán thêm câu lệnh này: "Hãy đưa ra gợi ý cụ thể hơn cho tình huống thực tế của tôi. Bỏ qua những lời khuyên chung chung". Nếu AI bỏ sót các chi tiết quan trọng mà bạn đã cung cấp, hãy yêu cầu: "Bạn đã bỏ sót [X] trong thông tin của tôi — hãy thực hiện lại với [X] là yêu cầu ưu tiên hàng đầu".

Nhập công thức này vào ô B2, Copilot sẽ phân loại mô tả chi phí trong ô A2. Bạn có thể kéo công thức xuống để phân loại cho toàn bộ cột dữ liệu của mình.

Hàm COPILOT() được ứng dụng hiệu quả cho:

• Phân loại dữ liệu văn bản (chi phí, phản hồi, phiếu yêu cầu hỗ trợ)

• Trích xuất thông tin (ví dụ: "Trích xuất tên công ty từ địa chỉ email này")

• Phân tích cảm xúc (ví dụ: "Đánh giá phản hồi của khách hàng này là Tích cực, Trung lập hay Tiêu cực")

• Chuyển đổi dữ liệu (ví dụ: "Chuyển đổi địa chỉ này thành tên thành phố và tiểu bang")

Tuyệt đối không sử dụng hàm COPILOT() cho:

• Các phép tính tài chính (kết quả không mang tính tất định - cùng một dữ liệu đầu vào có thể cho ra các kết quả khác nhau)

• Bất kỳ tác vụ nào đòi hỏi con số chính xác, có thể tái lập

• Các công thức cần kiểm tra, đối soát lại logic

Hãy coi COPILOT() là một công cụ trí tuệ ngôn ngữ, không phải công cụ toán học. Đối với các phép tính, hãy sử dụng các công thức Excel thông thường.

Tính năng Analyst (Phân tích)

Để phân tích dữ liệu chuyên sâu, Copilot cung cấp tính năng Analyst - một công cụ lập luận nâng cao thay thế cho "App Skills" trước đây.

Analyst không chỉ dừng lại ở các truy vấn đơn giản. Công cụ này có thể:

• Thực hiện phân tích nhiều bước trên nhiều trang tính (sheet)

• Xác định mối tương quan giữa các biến số

• Tạo các bản tóm tắt thống kê

• Xây dựng các báo cáo dữ liệu toàn diện

Bạn có thể truy cập tính năng này thông qua bảng điều khiển Copilot bằng cách đặt các câu hỏi phân tích phức tạp, chẳng hạn như: "Yếu tố nào dự báo mạnh mẽ nhất khả năng khách hàng rời bỏ dịch vụ?" hoặc "So sánh hiệu quả chi tiêu tiếp thị trên tất cả các kênh trong 6 tháng qua".

Analyst hiện có sẵn trong các gói Enterprise và đang dần được triển khai cho các gói Business trong suốt năm 2026.

Quy trình thực tế: Báo cáo doanh số hàng tháng

1. Nhập và định dạng dữ liệu. Dán hoặc nhập dữ liệu doanh số thô của bạn. Chọn vùng dữ liệu đó rồi nhấn Ctrl+T để tạo bảng.

2. Làm sạch dữ liệu. "Xóa các ID đơn hàng bị trùng lặp. Chuẩn hóa cột 'Khu vực' bằng cách sử dụng tên đầy đủ của các tỉnh thành".

3. Phân tích. "Tạo bản tóm tắt hiển thị tổng doanh thu, số lượng đơn hàng và giá trị đơn hàng trung bình theo từng khu vực".

4. Trực quan hóa. "Tạo biểu đồ đường thể hiện xu hướng doanh thu hàng tháng, kèm theo đường trung bình động 3 tháng".

5. Phân loại. Sử dụng hàm =COPILOT("Phân loại sản phẩm này vào một trong các nhóm: Điện tử, Quần áo, Đồ gia dụng, Thực phẩm", C2) để phân loại sản phẩm.

6. Thông tin chuyên sâu. "Đâu là 3 thông tin quan trọng nhất từ ​​dữ liệu này mà giám đốc kinh doanh cần biết?"

7. Xuất dữ liệu. Các thông tin chi tiết từ Copilot có thể trở thành nội dung thảo luận cho báo cáo Word hoặc bài thuyết trình PowerPoint của bạn (Bài 3 và 5).

Những điểm chính cần lưu ý

• Luôn định dạng dữ liệu dưới dạng bảng Excel (Ctrl+T) trước khi sử dụng Copilot - đây là sai lầm phổ biến nhất.

• Agent Mode cho phép phân tích theo kiểu hội thoại - bạn có thể đặt câu hỏi tiếp nối thay vì phải viết lại câu lệnh (prompt).

• Hàm COPILOT() tích hợp AI vào các công thức trong ô tính - rất hữu ích cho các tác vụ xử lý văn bản, nhưng cần thận trọng khi dùng cho những phép tính toán học.

• Tính năng Analyst hỗ trợ phân tích chuyên sâu qua nhiều bước (có sẵn trong các gói Enterprise).

• Copilot rất mạnh trong việc tìm kiếm các mô hình và tạo hình ảnh trực quan hóa dữ liệu - tuy nhiên, hãy luôn kiểm tra lại các con số.