Cách kết nối máy in qua WiFi, cài máy in qua WiFi trên Windows 10/11

Nhu cầu in ấn ngày càng phổ biến và phát triển đa dạng, trong đó có việc sử dụng máy in để in ấn từ xa qua các thiết bị như máy tính, laptop, điện thoại. Để làm được điều này đòi hỏi máy in của bạn phải kết nối được WiFi. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về máy in kết nối WiFi và hướng dẫn cách kết nối máy in qua WiFi nhanh chóng và đơn giản nhất.

 

Máy in kết nối WiFi là gì?

Máy in kết nối WiFi là một sản phẩm giúp các thiết bị như máy tính, laptop, điện thoại, máy tính bảng kết nối trực tiếp với máy in từ đó có thể thao tác in ấn từ xa vô cùng đơn giản và nhanh chóng.

So với các loại máy in truyền thống, máy in WiFi có tính tiện lợi và khả năng di động rất cao. Bạn có thể in ấn bất kỳ tài liệu, chế phẩm nào từ xa bằng các thiết bị máy tính mà không cần kết nối thông qua bất cứ sợi dây cáp nào cả, vừa giúp tiết kiệm thời gian, không gian, lại vừa tăng tính thẩm mỹ.

Với những tiện ích vượt trội mà sản phẩm mang lại, máy in WiFi ngày càng được nhiều văn phòng, công ty lựa chọn và sử dụng.

Hướng dẫn cách kết nối máy in qua WiFi

Trước khi cài đặt máy in qua WiFi, bạn hãy kiểm tra và đảm bảo rằng chiếc máy in của bạn có hỗ trợ kết nối với WiFi. Đồng thời, tất cả các thiết bị máy tính và máy in đó đều được kết nối với cùng 1 địa chỉ WiFi.

1. Cách kết nối máy chủ với máy in qua mạng WiFi

Việc kết nối máy chủ với máy in qua mạng WiFi khá đơn giản và khá giống như khi bạn cài đặt máy in thông qua mạng LAN.

Bước 1: Khởi động máy chủ và cắm điện cho máy in cần cài đặt.

Bước 2: Tiến hành cài đặt Driver cho máy chủ phù hợp với máy in. Thông thường, các máy in WiFi sẽ có kèm một đĩa driver để cài cho máy. Tuy nhiên, với những máy không có sẵn, bạn có thể truy cập vào Google và search tên đời máy kèm driver sau đó tải về và tiến hành cài đặt.

Bước 3: Tiến hành các thao tác kết nối trực tiếp máy chủ với máy in:

• Bấm chọn Start ở góc trái màn hình bên dưới chọn tiếp Setting.
• Chọn Control Panel, vào phần Printers and Faxes hoặc Printers and device.
• Chúng ta sẽ thấy biểu tượng của máy in đã kết nối với máy tính của chúng ta.
• Bấm chuột phải và chọn Sharing > Share this Printer > Apply > OK. Khi nào thấy có bàn tay ngay tại biểu tượng máy in tức là đã thành công

2. Kết nối máy in khác với WiFi trong hệ thống

• Bấm chọn Start > Settings > Printers and Faxes.
• Tại giao diện vừa mở chúng ta chọn Menu ở trên > File > Add Printer > Next.
• Tại cửa sổ vừa mở chúng ta đánh dấu chọn ở A Network Printer or a printer attached to another computer > Next.
• Đánh dấu chọn tại Browse for a printer > Next.
• Tại cửa sổ vừa mở sẽ thấy máy tính chủ đã kết nối, click đúp chuột vào biểu tượng đó, chọn Next > Finish.

3. Chia sẻ máy in qua WiFi cho các máy tính, laptop khác trong cùng hệ thống

Để chia sẻ máy in với các máy tính, laptop khác trong cùng hệ thống, chúng ta tiến hành các bước sau:

Bước 1: Khởi động máy tính, laptop cần cài đặt

Bước 2: Cài đặt Driver cho máy tính, laptop như khi cài cho máy chủ.

Bước 3: Các thao tác cài đặt

• Chọn Control Panel > Printers and Devices > Add Printer.
• Chọn tiếp Add a network, wireless or Bluetooth printer để quét máy in đang được share.
• Mở hộp Run (Phím Windows + R) và gõ theo cú pháp //ip của máy chủ để tiến hành kết nối.

Cách in không dây qua WiFi

Máy in không dây hoạt động qua kết nối mạng. Nếu bạn sử dụng máy in ở nhà, thì đây sẽ là kết nối Internet không dây của bạn. Nếu bạn làm việc trong văn phòng, thì đó là mạng văn phòng của bạn.

Hướng dẫn kết nối máy in không dây với mạng WiFi của bạn khác nhau tùy thuộc vào nhà sản xuất. Vì vậy, trước khi bạn bắt đầu, hãy đọc hướng dẫn sử dụng máy in và làm theo hướng dẫn của nhà sản xuất để kết nối máy in với mạng WiFi.

Mẹo: Một số nhà sản xuất máy in cung cấp trình hướng dẫn phần mềm tự động hóa quá trình kết nối máy in với mạng WiFi.

Cấu hình quyền truy cập Internet trên máy in

Đây là các bước chung để kết nối máy in không dây với mạng WiFi:

1. Bật router WiFi và laptop.

2. Bật nguồn máy in.

3. Trên bảng điều khiển máy in, đi tới cài đặt thiết lập không dây.

Mẹo: Nếu bạn sử dụng máy in Epson, hãy điều hướng đến Setup > Wireless LAN Settings. Nếu bạn có máy in HP, hãy chuyển đến Network.

4. Chọn SSID không dây của mạng WiFi.

5. Nhập mật khẩu bảo mật WiFi. Mật khẩu là khóa WEP hoặc cụm mật khẩu WPA cho router.

6. Đèn không dây trên máy in sẽ bật khi máy in kết nối với WiFi.

Giải quyết vấn đề kết nối

Nếu bạn gặp sự cố khi kết nối máy in với mạng WiFi:

• Hãy kết nối máy in với laptop bằng cáp máy in hoặc cáp USB. Nếu laptop kết nối với máy in bằng cáp, máy in có thể không kết nối được với WiFi.
• Di chuyển máy in để nhận tín hiệu WiFi tốt hơn. Một cái gì đó có thể đang chặn quyền truy cập của máy in. Kiểm tra màn hình máy in để biết cường độ WiFi; một số máy in không có tính năng này.
• Xóa mọi lệnh in đang chờ xử lý. Có thể đã xảy ra sự cố với tài liệu chặn khả năng kết nối WiFi của máy in.
• Khởi động lại máy in.
• Đảm bảo firmware của máy in được cập nhật.

Lưu ý: Các bước kết nối máy in qua WiFi dưới đây chỉ có thể thực hiện được sau khi bạn đã cấu hình máy in kết nối vào mạng WiFi hoặc có trong tay địa chỉ IP của máy in.

Cách cài đặt máy in qua WiFi trên Windows 11

Trên Windows 11 bạn có thể thêm máy in qua mạng WiFi vào bằng cách thực hiện các bước sau:

1. Đảm bảo rằng máy in đang được bật và có kết nối chung mạng WiFi với máy tính.

2. Nhấn Win + I để mở Settings trên Windows 11.

3. Nhấn vào Bluetooth & devices ở thanh menu bên trái.

4. Tiếp theo bạn nhấn vào Printers & scanners.

5. Tại màn hình mới, bạn nhấn vào nút Add device màu xanh.

6. Khi nhấn nút này, hệ thống sẽ tự động tìm kiếm máy in hoặc máy scanner sẵn sàng để kết nối. Nếu bạn nhìn thấy máy in bạn muốn kết nối được liệt kê, hãy nhấn vào nó để kết nối là xong.

7. Trong trường hợp bạn không thấy máy in của mình được liệt kê, bạn cần nhấn vào nút Add a new device manually.

8. Một cửa sổ mới sẽ hiện ra để bạn thực hiện thao tác kết nối. Bạn sẽ có các tùy chọn như hỗ trợ tìm kiếm máy in cũ, kết nối bằng tên, kết nối bằng địa chỉ IP, kết nối bằng cách quét lại máy in không dây hoặc Bluetooth... Trong phần này, cách nhanh nhất để kết nối chính là chọn kết nối qua địa chỉ IP của máy in.

9. Bạn chọn Add a printer using an IP address or hostname rồi nhấn Next.

10. Bạn điền địa chỉ IP vào Hostname or IP address rồi nhấn Next.

11. Nếu bạn điền đúng địa chỉ IP, quá trình cài đặt sẽ hoàn tất bạn nhấn Finish để thoát hoặc nhấn Print a test page để in thử.

Cách cài đặt máy in qua WiFi trên Windows 10

Sau khi máy in có quyền truy cập vào mạng WiFi, hãy thêm máy in không dây vào laptop của bạn.

1. Bật nguồn máy in.

2. Mở hộp văn bản Windows Search và nhập "printer".

3. Chọn Printers & Scanners.

4. Trong cửa sổ Settings, chọn Add a printer or scanner.

5. Chọn máy in của bạn.

6. Chọn Add device.

7. Chờ trong khi Windows thiết lập các driver cần thiết và thêm máy in vào laptop.

8. Windows có thể nhắc bạn cài đặt phần mềm bổ sung. Nếu vậy, hãy chọn Get app để tải xuống và cài đặt phần mềm từ Microsoft Store.

9. Khi quá trình thiết lập hoàn tất, laptop sẽ kết nối với máy in không dây mà không cần cáp USB hoặc cáp máy in.

10. Nếu Windows không nhận dạng được máy in, hãy quay lại Printers & Scanners.

Lưu ý: Nếu Windows không thể tìm thấy máy in, hãy đảm bảo laptop và máy in đang sử dụng cùng một mạng. Nếu bạn sử dụng WiFi Range Extender, vùng mở rộng là mạng thứ hai.

11. Chọn Add a printer or scanner.

12. Chọn The printer that I want isn’t listed.

13. Trong hộp Add Printer, chọn Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer > Next.

14. Chọn máy in không dây và chọn Next.

15. Đóng Settings khi bạn hoàn tất.

16. Trong trường hợp bạn có địa chỉ IP của máy in, bạn có thể chọn Add a printer using a TCP/IP address or hostname rồi nhấn Next.

17. Sau đó, bạn nhập địa chỉ IP của máy in muốn kết nối vào rồi xác nhận để kết nối.

Thêm máy in trong Windows 8 và Windows 7

Việc truy cập cài đặt để thêm máy in không dây vào laptop Windows 8 hoặc Windows 7 hơi khác một chút.

1. Đi tới Start và chọn Devices and Printers.

2. Chọn Add a printer.

3. Trong trình hướng dẫn Add Printer, hãy chọn Add a network, wireless or Bluetooth printer.

4. Trong danh sách các máy in khả dụng, hãy chọn máy in bạn muốn.

5. Chọn Next.

6. Windows có thể cần cài đặt driver máy in. Nếu vậy, hãy chọn Install driver để tiếp tục.

7. Hoàn thành các bước trong trình hướng dẫn.

8. Chọn Finish khi bạn đã hoàn tất.

Cách in bằng máy in không dây qua WiFi

In từ laptop đến một máy in không dây cũng giống như in từ bất kỳ thiết bị nào đến bất kỳ máy in nào.

1. Đảm bảo rằng máy in đã được bật nguồn, được kết nối với WiFi và có giấy sẵn trong khay.

2. Mở ứng dụng hoặc trình duyệt web cho tài liệu bạn muốn in.

3. Mở tài liệu bạn muốn in.

4. Chọn biểu tượng Printer.

5. Chọn máy in không dây.

6. Thay đổi cài đặt in nếu cần.

7. Chọn nút Print.

8. Các trang đã in sẽ đợi bạn trong khay giấy ra của máy in.

Cách in không dây khi ở xa WiFi

Một số nhà sản xuất máy in cung cấp dịch vụ in email. Khi bạn đăng ký tại trang web của họ, máy in sẽ được gán một địa chỉ email. Bạn sẽ sử dụng địa chỉ email này để gửi tài liệu đến máy in của mình. Khi bạn vắng nhà hoặc không có mặt tại văn phòng, bạn vẫn có thể in tài liệu trên máy in không dây của mình.

Mẹo: Bạn có thể tìm thấy địa chỉ email bằng cách tìm kiếm trong menu của máy in. Trên máy in HP, hãy tìm HP ePrint.

Để in tài liệu khi laptop của bạn không kết nối cùng mạng WiFi với máy in:

1. Đảm bảo rằng router WiFi được bật nguồn, máy in được bật nguồn và kết nối với WiFi cũng như có giấy trong khay máy in.

2. Mở ứng dụng email yêu thích của bạn.

3. Tạo một tin nhắn email mới.

4. Trong hộp văn bản To, nhập địa chỉ email mà nhà sản xuất đã gán cho máy in không dây.

5. Đối với chủ đề, hãy nhập mô tả công việc in.

Lưu ý: Một số dịch vụ in email yêu cầu một chủ đề. Nếu không có chủ đề, lệnh in sẽ bị hủy.

6. Đính kèm tài liệu bạn muốn in.

Lưu ý: Dịch vụ in email có thể giới hạn dung lượng và số lượng file đính kèm. Ngoài ra, các loại file được hỗ trợ có thể bị hạn chế.

7. Nhập tin nhắn nếu bạn muốn in một trang tính riêng có thông tin về tài liệu hoặc các hướng dẫn khác.

8. Chọn Send.

9. File sẽ được gửi đến máy in không dây và in.

Lưu ý khi kết nối máy tính với máy in qua mạng WiFi

Nên chọn máy in WiFi có chất lượng của các thương hiệu uy tín như máy in Canon, HP, Brother,... Không nên chọn máy in WiFi rẻ tiền, không có nhãn mác, xuất xứ.

Căn cứ vào nhu cầu sử dụng để lựa chọn máy in có cấu hình đủ mạnh, tránh trường hợp bị gián đoạn trong quá trình sử dụng để in ấn.

Bên cạnh đó, bạn nên chọn những máy tính đủ mạnh để quá trình sử dụng được ổn định và cho hiệu quả tối đa.

Các sự cố khi kết nối máy in qua WiFi và cách khắc phục

Nếu gặp lỗi trong quá trình cài đặt máy in qua WiFi bạn có thể khắc phục bằng các giải pháp sau:

Hãy đảm bảo rằng máy in đã được chia sẻ trên mạng

Để kết nối được máy in qua WiFi, bạn cần đảm bảo rằng quá trình thiết lập, chia sẻ, kết nối máy in được thực hiện đúng cách. Nếu mọi thao tác đều chuẩn, không có sai sót gì bạn có thể xem xét thêm những giải pháp tiếp theo.

Sử dụng trình khắc phục lỗi Troubleshoot

Bạn có thể sử dụng trình khắc phục lỗi Troubleshoot của Windows để tìm và khắc phục các vấn đề trong việc kết nối máy in qua mạng WiFi. các bước thực hiện như sau:

• Bạn nhấn tổ hợp phím Win + I để mở Settings.
• Truy cập Update & Security sau đó chọn Troubleshoot.
• Chọn Printer rồi nhấn Run the Troubleshoot để hệ thống tiến hành quét và tự động sửa lỗi (nếu có).
• Bên cạnh Troubleshoot, bạn cũng có thể dùng Hardware and Device để kiểm tra tình trạng các thiết bị ngoại vi và kết nối. Sau khi tiến hành sửa lỗi xong, bạn kết nối lại máy in để sử dụng như bình thường.

Kiểm tra driver

Đôi khi các vấn đề về driver như không phù hợp, bị lỗi cũng khiến việc kết nối máy in qua mạng WiFi không thể thực hiện được. Vì thế, bạn cũng nên kiểm tra lại driver nếu quá trình kết nối máy in qua WiFi không diễn ra đúng ý muốn. Các bước thực hiện như sau:

• Bạn bấm Windows + R sau đó nhập devmgmt.msc rồi nhấn Enter.
• Trong cửa sổ Device Manager vừa hiện ra, bạn chọn mục Print Queues sau đó nhấp chuột phải vào máy in cần cập nhật/xóa/cài đặt lại driver rồi chọn thao tác tương ứng.

Chạy lại trình tìm kiếm máy in trên Windows 10

Đôi khi bạn làm mọi thao tác đều đúng nhưng vẫn không kết nối được máy tin qua WiFi. Lúc này, bạn cần kiểm tra lại máy tính của mình, thử chạy lại trình tìm kiếm máy in trên Windows theo các bước sau.

• Nhấn Win + I để mở Settings sau đó chọn Devices.
• Chọn Printer & Scanner rồi chọn tiếp Add a printer or scanner để tiến hành quét tất cả các máy in có thể kết nối.
• Nếu không tìm thấy máy in, bạn chọn The Printer that I want isn't listed.
• Trong giao diện mới, bạn chọn mục Add a Bluetooth, wireless or network discoverable printer rồi ấn Next. Bạn chờ hệ thống quét và kết nối các máy in trong mạng.
• Nếu mọi thứ đều ổn định, máy in bạn cần kết nối sẽ hiện ra, bạn chỉ cần kết nối và làm việc bình thường.

Trên đây là các bước cơ bản khi tiến hành kết nối máy tính, laptop với máy in qua mạng WiFi. Hy vọng, sẽ giúp ích được cho bạn cũng như các công ty, doanh nghiệp trong việc in ấn tài liệu, mang lại hiệu quả cao công việc, tiết kiệm thời gian, không gian.