Cách cung cấp kiến ​​thức phù hợp cho agent trong Microsoft Copilot Studio

Câu hỏi thường gặp nhất mà chưa ai giải đáp thỏa đáng

Hãy thử tìm kiếm trên bất kỳ diễn đàn Copilot Studio nào, bạn sẽ thấy một câu hỏi lặp đi lặp lại suốt nhiều năm qua: "Tại sao agent của tôi không đưa ra câu trả lời dựa trên các file SharePoint?" Câu trả lời thực ra đã có sẵn - nhưng lại nằm rải rác ở nhiều nơi như các trang hướng dẫn khắc phục sự cố, những chủ đề thảo luận trên Reddit và blog của các chuyên gia MVP. Bài học này sẽ tổng hợp tất cả thông tin đó thành một sơ đồ quyết định - thứ mà những người làm nghề hẳn đã rất mong có được ngay từ ngày đầu tiên.

Trong bài học trước, bạn đã viết lại các chỉ dẫn cho agent của mình và biết rằng việc chỉnh sửa chỉ dẫn không thể khắc phục được vấn đề truy xuất dữ liệu. Hôm nay, chúng ta sẽ tập trung vào khâu truy xuất - nơi thực sự cung cấp các câu trả lời.

Menu 5 loại kiến ​​thức

Tại trang Knowledge của agent (hoặc mục Knowledge trong phần Overview), tính năng Add knowledge cung cấp các loại nguồn dữ liệu sau:

Mỗi nguồn dữ liệu đều cần có Name (Tên) và Description (Mô tả). Đừng làm qua loa các phần này - trong cơ chế điều phối tạo sinh (generative orchestration), phần mô tả chính là căn cứ để agent quyết định thời điểm tìm kiếm thông tin từ nguồn đó. Một mô tả như "Sổ tay Nhân sự - các chính sách về nghỉ phép, chi phí và phúc lợi cho nhân viên" chắc chắn sẽ hiệu quả hơn nhiều so với cái tên chung chung là "Tài liệu".

Upload hay SharePoint: Quyết định quan trọng nhất

Quy tắc thực tiễn rút ra từ tài liệu của Microsoft và kinh nghiệm xương máu của người dùng:

• Một bộ tài liệu ổn định, đã được chọn lọc kỹ lưỡng? Hãy upload nó lên. Tìm kiếm vector trên các file đã được nhúng (embedded) mang lại kết quả tốt nhất, và giới hạn 512 MB mỗi file là đủ cho hầu hết mọi trường hợp.

• Một trang SharePoint thường xuyên thay đổi (được cập nhật hàng tuần)? Hãy trỏ nguồn dữ liệu trực tiếp vào đó - và chấp nhận sự đánh đổi: Hệ thống chỉ truy xuất các kết quả tìm kiếm hàng đầu, người dùng chỉ thấy nội dung trong phạm vi quyền hạn của họ, và các file lớn hơn 7 MB sẽ bị bỏ qua hoàn toàn (trừ khi tenant của bạn có giấy phép Microsoft 365 Copilot kèm tính năng Tenant graph grounding và tìm kiếm ngữ nghĩa - semantic search - được kích hoạt, giúp nâng giới hạn lên 200 MB).

• Một danh sách SharePoint? Tin xấu đây: Trên thực tế, danh sách không phải là nguồn kiến thức hiệu quả. Nếu câu trả lời nằm trong các dòng của danh sách, hãy cân nhắc sử dụng một công cụ khác (xem Bài 6).

Những lỗi "thầm lặng": Tại sao trạng thái "Ready" có thể gây hiểu lầm?

Các lỗi liên quan đến kiến thức trong Copilot Studio hiếm khi là lỗi hệ thống thông thường - chúng thường diễn ra trong thầm lặng. Agent chỉ phản hồi: "Tôi không chắc làm thế nào để hỗ trợ việc đó. Bạn có thể thử diễn đạt lại không?" Hãy ghi nhớ danh sách kiểm tra sau:

1. Quyền truy cập lọc dữ liệu một cách âm thầm. Nguồn kiến thức SharePoint chỉ hiển thị cho người dùng những gì họ có quyền truy cập. Agent "hoạt động với bạn nhưng không hoạt động với họ" - mà không hề báo lỗi ở bất kỳ đâu.

2. Trạng thái "Ready" chưa chắc đã thực sự sẵn sàng. Các nguồn dữ liệu có thể chuyển đổi trạng thái giữa Ready → In Progress → Ready trong quá trình đồng bộ hóa, và việc đồng bộ diễn ra mỗi 4 - 6 giờ. Các file mới có thể mất tới một ngày mới được hệ thống tìm thấy.

3. Công cụ tìm kiếm không thể tìm thấy những gì nó không thể tìm thấy. Nếu tài liệu không xuất hiện khi bạn tìm kiếm bằng từ khóa trên SharePoint, thì agent cũng không thể truy xuất được nó. Hãy kiểm tra điều này trước tiên.

4. Các file được mã hóa hoặc có nhãn bảo mật sẽ hiển thị như thể đã được đính kèm nhưng không trả về kết quả nào.

5. Giới hạn 7 MB (nếu không có giấy phép M365 Copilot) sẽ khiến các file PDF lớn bị bỏ qua mà không có bất kỳ thông báo nào.

6. Quy tắc về trang web: Tối đa 2 cấp đường dẫn, được Bing lập chỉ mục, không chuyển hướng, không yêu cầu đăng nhập - và tuyệt đối không dùng URL *.sharepoint.com làm "trang web công khai".

Kiểm soát chặt chẽ nguồn dữ liệu chính

Hai cài đặt sau sẽ quyết định liệu agent của bạn có tự ý đưa ra câu trả lời ngoài phạm vi dữ liệu hay không:

• Web Search (trong phần Knowledge, còn được hiển thị là Use information from the we): Khi bật, kết quả từ Bing sẽ cạnh tranh với tài liệu của bạn. Đối với agent xử lý chính sách nội bộ, hãy tắt tính năng này.

• Allow ungrounded responses: Khi tắt, agent chỉ trả lời dựa trên kiến ​​thức khi có thể đính kèm trích dẫn nguồn - nếu không, nó sẽ từ chối trả lời. Đây là mức độ chính xác cao nhất, nhưng sẽ dẫn đến việc một số câu hỏi bị từ chối.

Hãy thử xây dựng bộ câu hỏi kiểm tra của bạn.

Nơi nhập: Khung kiểm tra (Test pane) của agent, mỗi lần nhập một câu hỏi.

Sao chép câu lệnh (prompt) này:

1. [A question whose answer is definitely in your knowledge source, using the
   document's own vocabulary]
2. [The same question rephrased in casual words a colleague would actually use]
3. [A question your source can NOT answer, e.g. "What's the cafeteria menu?"]
4. [A question that tempts general knowledge, e.g. "What's the standard
   annual leave in our country?"]

1. [Một câu hỏi chắc chắn có câu trả lời trong nguồn kiến ​​thức của bạn, sử dụng
   chính thuật ngữ có trong tài liệu]
2. [Cùng câu hỏi đó nhưng diễn đạt bằng ngôn ngữ thông thường mà đồng nghiệp hay dùng]
3. [Một câu hỏi mà nguồn dữ liệu của bạn KHÔNG thể trả lời, ví dụ: "Thực đơn căng tin hôm nay là gì?"]
4. [Một câu hỏi dễ dẫn đến việc sử dụng kiến ​​thức chung bên ngoài, ví dụ: "Quy định tiêu chuẩn
   về nghỉ phép hàng năm ở nước ta là gì?"]

Điền thông tin chi tiết của bạn: Viết các câu hỏi thực tế liên quan đến chủ đề của agent - phần trong ngoặc vuông thể hiện 4 loại câu hỏi kiểm tra.

Kết quả mong đợi: Câu 1 (Q1) cần trả lời kèm trích dẫn nguồn. Câu 2 (Q2) cho biết liệu hệ thống có truy xuất được thông tin khi dùng cách diễn đạt thông thường hay không. Câu 3 (Q3) phải dẫn đến kết quả từ chối trả lời, và Câu 4 (Q4) cho thấy liệu agent có tự ý trả lời ngoài phạm vi nguồn dữ liệu hay không - nếu nó tự tin trả lời Q4 mà không có trích dẫn, hãy xem lại 2 cài đặt đã nêu ở trên.

Nếu kết quả không như ý: Hãy thực hiện kiểm tra theo danh sách các lỗi tiềm ẩn không báo hiệu (silent-failure checklist) theo thứ tự - trạng thái (status), kiểm tra tìm kiếm từ khóa, kích thước file, nhãn (label), quyền truy cập (permission) - trước khi thay đổi bất kỳ yếu tố nào khác.

Những điểm chính cần lưu ý

• Upload lên trực tiếp = tìm kiếm vector = chất lượng câu trả lời tốt nhất; SharePoint = dữ liệu thời gian thực và tuân thủ phân quyền nhưng phụ thuộc vào khả năng tìm kiếm; danh sách hầu như không hiệu quả khi dùng làm nguồn kiến ​​thức

• Giới hạn 7 MB của SharePoint (hoặc 200 MB nếu có M365 Copilot kết hợp với tenant graph grounding) sẽ âm thầm bỏ qua các file có dung lượng lớn

• Các vấn đề về kiến ​​thức thường biểu hiện dưới dạng im lặng thay vì báo lỗi: Hãy kiểm tra phân quyền, thời điểm đồng bộ, nhãn (label) và khả năng tìm thấy dữ liệu trước khi hoảng loạn

• Tên và mô tả nguồn sẽ định hướng cách Orchestrator thực hiện tìm kiếm - hãy đặt tên và viết mô tả thật chỉn chu, rõ ràng

• Tắt Web Search + Allow ungrounded responses  = agent chỉ trả lời dựa trên các nguồn dữ liệu của bạn hoặc không trả lời gì cả