9 dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn cần một địa chỉ email mới

Địa chỉ email của chúng ta giống như một danh tính kỹ thuật số, nhưng không giống như danh tính thực, nó cần phải thay đổi tại một thời điểm nào đó. Điều này có thể là do lý do chuyên môn, mong muốn cá nhân, nhu cầu thoát khỏi thư rác dai dẳng hoặc chỉ đơn giản là chuyển sang một nhà cung cấp email khác. Vậy, đâu là những dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bạn cần cập nhật địa chỉ email?

1. Địa chỉ email của bạn có vẻ không chuyên nghiệp

Địa chỉ email của bạn có thể là ấn tượng đầu tiên mà các nhà tuyển dụng, công ty, khách hàng hoặc cộng tác viên tiềm năng có được về bạn. Sử dụng một địa chỉ cũ, không chuyên nghiệp như "awesomeguy123@xyz.com" có thể gây ra ấn tượng không tốt. Điều này thậm chí có thể khiến bạn mất cơ hội việc làm, khách hàng hoặc sự tôn trọng của chuyên gia. Sơ yếu lý lịch của bạn cũng có thể bị hệ thống theo dõi ứng viên lọc.

Nếu hiện tại bạn đang sử dụng hoặc có kế hoạch sử dụng địa chỉ email như vậy cho mục đích chuyên nghiệp, hãy cân nhắc tạo một địa chỉ được trau chuốt hơn. Lý tưởng nhất là địa chỉ đó phải bao gồm tên hoặc chữ cái viết tắt của bạn, chẳng hạn như "ShanAbdul1234@xyz.com". Hãy giữ cho địa chỉ email đơn giản và dễ nhớ, đồng thời tránh các ký tự đặc biệt để đảm bảo người khác có thể nhập địa chỉ nhanh chóng mà không gặp lỗi.

2. Bạn đang chuyển sang một giai đoạn cuộc sống mới

Nếu gần đây bạn được thăng chức lên một vai trò mới trong công ty và địa chỉ email của bạn không còn phản ánh đúng vai trò của bạn nữa - như sử dụng "james.manager@xyz.com" - hoặc bạn đã chuyển công ty và email cũ của bạn vẫn tham chiếu đến công việc hoặc trường học cũ, bạn phải tạo một địa chỉ email mới.

Khi tạo một email mới, hãy giữ cho nó chung lập thay vì gắn liền với một vai trò hoặc công ty cụ thể. Theo cách này, bạn có thể tiếp tục sử dụng nó ngay cả khi chức danh công việc hoặc nơi làm việc của bạn thay đổi trong tương lai. Bắt đầu lại với một địa chỉ email mới, linh hoạt cũng có thể là một cách tuyệt vời để đánh dấu một chương mới trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn.

3. Email của bạn bị nhầm lẫn với người khác

Nếu địa chỉ email của bạn gần giống với của người khác - cho dù đó là người lạ hay đồng nghiệp có tên tương tự, chẳng hạn như "shanabdul123@outlook.com" và "shanabdul1233@outlook.com" - và bạn thường xuyên nhận được email dành cho họ (hoặc ngược lại), bạn nên tạo một địa chỉ mới, đặc biệt hơn.

Cập nhật email có thể giúp tránh nhầm lẫn và bảo vệ quyền riêng tư của bạn, đảm bảo các file nhạy cảm không nằm trong hộp thư đến không chính xác. Để tạo sự khác biệt, hãy cân nhắc thêm tên đệm hoặc mã định danh chuyên nghiệp vào địa chỉ mới. Thay đổi nhỏ này có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể thời gian và sự nhầm lẫn sau này.

4. Bạn cần một địa chỉ email phụ

Nếu bạn đang sử dụng một địa chỉ email duy nhất cho công việc, trường học hoặc các nhu cầu chuyên môn khác và muốn tránh sự lộn xộn từ tin nhắn cá nhân, mua sắm trực tuyến, bản tin và các email ít quan trọng khác, hãy cân nhắc thiết lập một địa chỉ email phụ. Thiết lập một địa chỉ email bổ sung mang lại nhiều lợi ích.

Nó giúp hộp thư đến chính của bạn được sắp xếp ngăn nắp, giảm khả năng bỏ lỡ các tin nhắn quan trọng do nội dung quảng cáo và cho phép bạn quản lý giao tiếp liên quan đến công việc hiệu quả hơn. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng địa chỉ email phụ này làm email khôi phục để giúp bảo mật tài khoản của mình trong trường hợp một tài khoản bị xâm phạm.

Đối với một số vấn đề này, bạn không cần phải tạo một tài khoản email hoàn toàn mới. Thay vào đó, bạn có thể thiết lập một email alias - một email phụ mà hầu hết các nhà cung cấp email cho phép bạn tạo.

5. Bạn muốn chuyển sang nhà cung cấp email mới

Nếu bạn không gặp phải bất kỳ vấn đề nào được đề cập ở trên nhưng không hài lòng với nhà cung cấp email hiện tại của mình, có thể đã đến lúc chuyển đổi. Một nhà cung cấp thiếu các tính năng cần thiết, cung cấp giao diện kém, dung lượng lưu trữ miễn phí hạn chế, mã hóa dữ liệu yếu, gặp khó khăn trong việc thư rác hoặc có uy tín đang giảm sút là lý do chính đáng để thay đổi.

Việc chuyển từ nhà cung cấp ít được biết đến sang nhà cung cấp phổ biến hơn như Gmail hoặc Outlook có thể mang lại những lợi ích như tích hợp đám mây, tăng dung lượng lưu trữ miễn phí, lọc thư rác tốt hơn và khả năng tìm kiếm nâng cao. Chọn nhà cung cấp email tốt hơn phù hợp với hệ sinh thái của bạn, cung cấp khả năng bảo mật tốt hơn, ưu tiên quyền riêng tư và đáp ứng nhu cầu hiện tại của bạn.

6. Bạn gặp phải nhiều cuộc tấn công lừa đảo

Nếu bạn đã sử dụng địa chỉ email của mình để đăng ký trên nhiều trang web, ứng dụng và nền tảng trực tuyến khác, thì địa chỉ đó có thể đã trở thành mục tiêu của các nỗ lực lừa đảo, thư rác và email đáng ngờ. Điều này có nghĩa là email của bạn đã bị xâm phạm, bán cho các nguồn đáng ngờ hoặc hiện đang nằm trong tay tội phạm mạng.

Tiếp tục sử dụng email này sẽ làm tăng nguy cơ nhấp vào các liên kết độc hại, có thể xâm phạm tài khoản của bạn và tiết lộ thông tin cá nhân hoặc thông tin nhạy cảm. Để bảo vệ bản thân, hãy tạo một địa chỉ email mới và bắt đầu lại. Để ngăn tài khoản email của bạn trở thành mục tiêu thư rác, đừng sử dụng nó trên các trang web không đáng tin cậy; hãy sử dụng email dùng một lần cho những nguồn đáng ngờ.

7. Bạn đang muốn thiết lập thương hiệu cá nhân

Nếu bạn sử dụng địa chỉ email chung, miễn phí nhưng muốn xây dựng thương hiệu cá nhân, hãy nâng cấp lên địa chỉ chuyên nghiệp hơn. Nếu có trang web cá nhân, bạn có thể tạo email tùy chỉnh được liên kết với domain của mình, chẳng hạn như abdulshan@thepersonalbrand.com. Điều này cho thấy bạn nghiêm túc với thương hiệu và hình ảnh chuyên nghiệp của mình.

Mặc dù có vẻ như là một thay đổi nhỏ, nhưng nó có thể giúp tăng lượng người theo dõi hoặc cơ sở khách hàng của bạn bằng cách khiến bạn đáng nhớ và uy tín hơn. Một email tùy chỉnh sẽ nâng cao độ tin cậy của bạn, đảm bảo thông tin liên lạc và đề xuất của bạn được coi trọng hơn. Bạn cũng có thể duy trì tính nhất quán trên trang web, mạng xã hội và các nền tảng khác của mình.

8. Bạn đã trải qua nhiều lần vi phạm bảo mật

Nếu địa chỉ email của bạn bị xâm phạm nhiều lần, bạn nên tạo một địa chỉ mới, ngay cả khi bạn đã khôi phục được tài khoản và bảo mật dữ liệu của mình. Sau khi địa chỉ bị xâm phạm, nó thường vẫn là mục tiêu của tin tặc, những kẻ có thể tiếp tục cố gắng xâm phạm, gửi email lừa đảo hoặc làm bạn ngập trong thư rác.

Khi thiết lập tài khoản mới, hãy chọn mật khẩu mạnh, bật xác thực hai yếu tố (2FA) và chọn nhà cung cấp mang đến các tính năng bảo mật nâng cao như mã hóa và cảnh báo về hoạt động đáng ngờ. Theo cách này, ngay cả khi tin tặc đã đặt các quy tắc chuyển tiếp hoặc bẫy, tài khoản và những thông tin liên lạc trong tương lai của bạn vẫn sẽ được bảo mật.

9. Bạn đã đạt đến giới hạn lưu trữ

Nếu dịch vụ email hiện tại của bạn cung cấp dung lượng lưu trữ hạn chế và liên tục đầy, buộc bạn phải xóa các email cần thiết để giải phóng dung lượng lưu trữ, thì có lẽ đã đến lúc chuyển sang nhà cung cấp cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ hơn. Điều này sẽ giúp hộp thư đến của bạn được sắp xếp hợp lý, đảm bảo bạn không bỏ lỡ các email quan trọng và duy trì quy trình làm việc suôn sẻ.

Tương tự như vậy, nếu bạn chưa quản lý email hiệu quả và hộp thư đến của bạn trở nên lộn xộn, khiến việc tìm email trở nên khó khăn, bạn phải chuyển sang địa chỉ email mới. Chọn nhà cung cấp có những tính năng như bộ lọc nâng cao, làm nổi bật từ khóa và tùy chọn giúp bạn sắp xếp và nhanh chóng tìm thấy email của mình.

Nếu những điểm này phù hợp với trường hợp của bạn, hãy tạo một địa chỉ email mới. Đừng lặp lại những sai lầm mà bạn đã mắc phải để mọi thứ không trở nên hỗn loạn nữa. Với cách quản lý phù hợp, bạn sẽ không cần phải thay thế địa chỉ email trong tương lai.