Word 2019 (Phần 24): Kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Bạn e ngại về việc mắc lỗi khi đánh máy? Đừng lo lắng! Microsoft Word cung cấp cho bạn một số tính năng soát lỗi - bao gồm công cụ Spelling and Grammar - có thể giúp bạn tạo ra các tài liệu chuyên nghiệp, không có lỗi.

Cách chạy công cụ Spelling and Grammar

1. Từ tab Review, nhấp vào lệnh Spelling & Grammar.

2. Ngăn Spelling and Grammar sẽ xuất hiện ở bên phải. Đối với mỗi lỗi trong tài liệu của bạn, Word sẽ đưa ra một hoặc nhiều gợi ý. Nhấp vào một gợi ý để sửa lỗi.

3. Word sẽ chuyển qua từng lỗi cho đến khi bạn xem qua tất cả chúng. Sau khi lỗi cuối cùng được xem xét, một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp đã hoàn tất. Bấm OK.

Nếu không có gợi ý nào được đưa ra, bạn có thể gõ đúng chính tả vào tài liệu của mình theo cách thủ công.

Bỏ qua "lỗi"

Việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp không phải lúc nào cũng chính xác. Riêng với ngữ pháp, có nhiều lỗi Word sẽ không để ý. Cũng có khi kiểm tra chính tả và ngữ pháp sẽ cho biết có lỗi trong khi thực tế không phải vậy. Điều này thường xảy ra với tên và danh từ riêng, có thể không có trong từ điển.

Nếu Word cho biết có lỗi, bạn có thể chọn không thay đổi. Tùy thuộc vào lỗi chính tả hay lỗi ngữ pháp, bạn có thể chọn một số tùy chọn.

Đối với "lỗi" chính tả

• Ignore Once: Thao tác này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ đó.
• Ignore All: Thao tác này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ đó và cũng sẽ bỏ qua tất cả các trường hợp khác của từ trong tài liệu.
• Add to Dictionary: Thao tác này thêm từ vào từ điển để từ đó không bao giờ xuất hiện lỗi. Đảm bảo rằng từ được viết đúng chính tả trước khi chọn tùy chọn này.

Đối với "lỗi" ngữ pháp

• Ignore Once: Thao tác này sẽ bỏ qua từ/cụm từ mà không thay đổi từ hoặc cụm từ đó.

Kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động

Theo mặc định, Word sẽ tự động kiểm tra tài liệu của bạn để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp, vì vậy bạn thậm chí có thể không cần phải kiểm tra riêng. Những lỗi này được biểu thị bằng các dòng màu bên dưới văn bản.

• Dòng màu đỏ cho biết một từ sai chính tả.
• Đường màu xanh lam cho biết lỗi ngữ pháp, có thể bao gồm các từ bị sử dụng sai.

Một từ được sử dụng sai - còn được gọi là lỗi chính tả theo ngữ cảnh - xảy ra khi một từ được viết đúng chính tả nhưng được sử dụng sai. Ví dụ: nếu bạn sử dụng cụm từ Deer Mr. Theodore ở đầu một bức thư, thì “deer” sẽ là một lỗi chính tả theo ngữ cảnh. Deer được viết đúng chính tả, nhưng nó được sử dụng sai trong tình huống này. Từ chính xác là Dear.

Cách sửa lỗi chính tả

1. Bấm chuột phải vào từ được gạch chân, sau đó chọn cách viết đúng từ danh sách gợi ý.

2. Từ đã sửa sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Bạn cũng có thể chọn bỏ qua tất cả các trường hợp của một từ được gạch chân hoặc thêm từ đó vào từ điển.

Cách sửa lỗi ngữ pháp

1. Bấm chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch dưới, sau đó chọn cách viết hoặc cụm từ đúng từ danh sách gợi ý.

2. Cụm từ đã sửa sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Cách thay đổi cài đặt kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view, sau đó bấm vào Options.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Ở bên trái của hộp thoại, chọn Proofing. Từ đây, bạn có một số tùy chọn để lựa chọn. Ví dụ, nếu bạn không muốn Word tự động đánh dấu lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc các từ thường bị nhầm lẫn, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn mong muốn.

Nếu bạn đã tắt tính năng tự động kiểm tra chính tả và/hoặc ngữ pháp, bạn vẫn có thể chuyển đến tab Review và nhấp vào lệnh Spelling & Grammar để chạy một quá trình kiểm tra mới.

Cách ẩn các lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu

Nếu bạn đang chia sẻ một tài liệu như sơ yếu lý lịch với ai đó, bạn có thể không muốn người đó nhìn thấy các đường màu đỏ và xanh lam. Việc tắt tính năng kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động chỉ áp dụng cho máy tính của bạn, vì vậy các dòng có thể vẫn hiển thị khi người khác xem tài liệu của bạn. May mắn thay, Word cho phép bạn ẩn các lỗi chính tả và ngữ pháp để các dòng sẽ không hiển thị trên bất kỳ máy tính nào.

1. Bấm vào tab File để chuyển đến Backstage view, sau đó bấm vào Options.

2. Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn Proofing, sau đó chọn hộp bên cạnh Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this document only, sau đó bấm OK.

3. Các dòng trong tài liệu sẽ bị ẩn.