6 sai lầm trong Word không nên mắc phải

Khi làm việc với Word có những thao tác vô cùng cơ bản nhưng nhiều người lại mắc sai lầm không nên có, ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc cũng như không thể hiện được sự chuyên nghiệp của người làm. Dưới đây là những sai lầm trong Word rất cơ bản mà nhiều người có thể mắc phải khi làm việc.

Nhấn Enter để tạo khoảng cách trong Word

Nhiều người có thói quen nhấn Enter để xuống dòng giữa các đoạn văn hay nội dung. Tuy nhiên sẽ có trường hợp không có khoảng cách giữa các dòng nên người đọc tài liệu có thể không biết kết thúc đoạn văn trước ở đâu. Nếu nhấn Enter 2 lần sẽ ảnh hưởng tới định dạng.

Vì vậy nếu muốn tạo khoảng cách giữa các dòng hay đoạn văn trong Word sẽ có thiết lập riêng.

In đậm tiêu đề theo cách thủ công

Nếu nhấn tổ hợp phím Word Ctrl+B để in đậm tiêu đề thì không phải thao tác chuyên nghiệp và đúng khi làm việc với tiêu đề trong Word. Bạn cần phải sử dụng định dạng riêng cho tiêu đề trong Word.

Tại tiêu đề trong Word muốn định dạng, chúng ta nhấn vào định dạng Heading như hình.

Sử dụng quá nhiều phông chữ

Sử dụng quá nhiều phông chữ trong Word mà không có tính nhất quán sẽ giảm đi sự chuyên nghiệp của tài liệu. Cho dù bạn có sử dụng các kiểu định dạng khác nhau nhưng về cơ bản tài liệu cần sử dụng một phông chữ cơ bản.

Một số phông chữ bạn có thể dùng:

• Phông chữ Serif: là kiểu chữ tiêu đề truyền thống chẳng hạn Times New Roman hoặc Georgia.
• Phông chữ Sans serif chẳng hạn Aptos và Calibri.
• Phông chữ Script: chẳng hạn như Brush Script MT và Lucida Handwriting, tạo kiểu chữ viết tay làm chữ ký số hoặc thư mời.
• Phông chữ Monospaced: kiểu chữ mặc định cho trình soạn thảo mã như Courier New, Lucida Sans Typewriter

Nhấn Enter để sang trang mới

Thay vì nhấn Enter liên tục để sang trang mới thì bạn nên dùng tới công cụ Breaks để tạo ngắt đoạn hay ngắt trang trong Word.

Sử dụng phím cách để thụt lề đầu dòng

Nhiều người hay dùng phím cách để thụt lề đầu dòng nhưng thao tác này sai hoàn toàn. Chúng ta sẽ dùng tới thước kẻ trong Word để chỉnh cách lề cho dòng đầu trong đoạn văn, hoặc lề cho những đoạn văn khác.

Hoặc bạn cũng có thể thiết lập luôn kích thước thụt lề cho dòng đầu trong Word. Tại nhóm Paragraph trong Word bạn nhấn vào biểu tượng mũi tên mở rộng. Sau đó, Special bạn chọn First Line rồi điều chỉnh kích thước căn lề bạn muốn.

Như vậy tất cả dòng đầu tiên trong Word được thụt lề theo kích thước đã thiết lập.

Sử dụng WordArt và ảnh chất lượng thấp

Việc sử dụng WordArt trong Word sẽ giảm tính chuyên nghiệp và ảnh hưởng tới định dạng của những tài liệu khác. Vì thế hãy sử dụng WordArt ít nhất có thể.

Tương tự, khi chèn ảnh trong Word hãy đảm bảo kích thước hình ảnh đó ít nhất là 300 pixel. Bạn cũng có thể thay đổi độ phân giải mặc định trong Word. Bạn nhấn vào mục File rồi chọn tiếp Options rồi nhấn vào mục Advanced.

Trong phần Image Size and Quality chúng ta điều chỉnh độ phân giải mặc định là 300 ppi hoặc High Fidelity rồi nhấn OK.