Word 2019 (Phần 3): Lưu và chia sẻ tài liệu

Khi tạo một tài liệu mới trong Word, bạn sẽ cần biết cách lưu nó để có thể truy cập và chỉnh sửa sau này. Như với các phiên bản Word trước, bạn có thể lưu file vào máy tính của mình. Nếu muốn, bạn cũng có thể lưu file vào đám mây bằng OneDrive. Bạn thậm chí có thể xuất và chia sẻ tài liệu trực tiếp từ Word.

Chức năng Save và Save As

Word cung cấp hai cách để lưu file: Save và Save As. Các tùy chọn này hoạt động theo những cách tương tự, với một vài điểm khác biệt quan trọng.

• Save: Khi tạo hoặc chỉnh sửa tài liệu, bạn sẽ sử dụng lệnh Save để lưu các thay đổi của mình. Bạn sẽ sử dụng lệnh này trong hầu hết mọi trường hợp. Khi lưu file, bạn sẽ chỉ cần chọn tên và vị trí file trong lần đầu tiên. Sau đó, bạn có thể nhấp vào lệnh Save để lưu nó với cùng tên và vị trí.
• Save As: Bạn sẽ sử dụng lệnh này để tạo bản sao của tài liệu trong khi vẫn giữ bản gốc. Khi sử dụng Save As, bạn sẽ cần chọn một tên và/hoặc vị trí khác cho phiên bản đã sao chép

Cách lưu tài liệu

Điều quan trọng là phải lưu tài liệu bất cứ khi nào bạn bắt đầu một dự án mới hoặc thực hiện các thay đổi đối với dự án hiện có. Lưu tài liệu sớm và thường xuyên có thể giúp công việc của bạn không bị mất nếu xảy ra sự cố. Bạn cũng sẽ cần phải chú ý đến nơi bạn lưu tài liệu để có thể dễ dàng tìm thấy sau này.

1. Định vị và chọn lệnh Save trên Quick Access Toolbar.

2. Nếu bạn đang lưu file lần đầu tiên, Save As sẽ xuất hiện trong Backstage view.

3. Sau đó, bạn sẽ cần chọn nơi lưu và đặt tên file. Nhấp vào Browse để chọn một vị trí trên máy tính. Bạn cũng có thể bấm vào OneDrive để lưu file vào bộ nhớ đám mây này.

4. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn lưu tài liệu.

5. Nhập tên cho tài liệu, sau đó bấm Save.

6. Tài liệu sẽ được lưu. Bạn có thể nhấp lại vào lệnh Save để lưu các thay đổi của mình khi sửa đổi tài liệu.

Bạn cũng có thể truy cập lệnh Save bằng cách nhấn Ctrl + S trên bàn phím.

Sử dụng Save As để tạo một bản sao

Nếu bạn muốn lưu một phiên bản khác của tài liệu trong khi vẫn giữ nguyên bản gốc, bạn có thể tạo một bản sao. Ví dụ, nếu bạn có một file có tên Sales Report, bạn có thể lưu nó dưới dạng Sales Report 2 để có thể chỉnh sửa file mới và tham chiếu trở lại phiên bản gốc.

Để thực hiện việc này, bạn sẽ nhấp vào lệnh Save As trong Backstage view. Giống như khi lưu file lần đầu tiên, bạn sẽ cần chọn nơi lưu file và đặt tên file mới.

Thay đổi vị trí lưu mặc định

Nếu không muốn sử dụng OneDrive, bạn có thể bực bội vì OneDrive được chọn làm vị trí mặc định khi lưu. Nếu bạn thấy điều này bất tiện, bạn có thể thay đổi vị trí lưu mặc định để PC này được chọn theo mặc định.

1. Bấm vào tab File để truy cập Backstage view.

2. Nhấp vào Options.

3. Hộp thoại Word Options sẽ xuất hiện. Chọn Save ở bên trái, chọn hộp bên cạnh Save to Computer by default, sau đó nhấp vào OK. Vị trí lưu mặc định sẽ được thay đổi.

AutoRecover

Word tự động lưu tài liệu của bạn vào một thư mục tạm thời trong khi bạn đang làm việc trên chúng. Nếu bạn quên lưu các thay đổi của mình hoặc nếu Word bị treo, bạn có thể khôi phục file bằng tính năng AutoRecover.

Để sử dụng AutoRecover:

1. Mở Word. Nếu tìm thấy phiên bản tự động lưu của file, Document Recovery sẽ xuất hiện ở bên trái.

2. Nhấp để mở một file có sẵn. Tài liệu sẽ được phục hồi.

Theo mặc định, Word tự động lưu cứ 10 phút một lần. Nếu bạn đang chỉnh sửa tài liệu trong thời gian ít hơn 10 phút, Word có thể không tạo phiên bản tự động lưu.

Nếu không thấy file mình cần, bạn có thể duyệt qua tất cả các file được lưu tự động từ Backstage view. Chọn tab File, bấm Manage Versions, sau đó chọn Recover Unsaved Documents.

Xuất tài liệu

Theo mặc định, tài liệu Word được lưu dưới dạng file .docx. Tuy nhiên, đôi khi bạn cần sử dụng loại file khác, chẳng hạn như tài liệu PDF hoặc Word 97-2003. Thật dễ dàng để xuất tài liệu của bạn từ Word sang nhiều loại file khác nhau.

Xuất tài liệu dưới dạng file PDF

Xuất tài liệu của bạn dưới dạng tài liệu Adobe Acrobat, thường được gọi là file PDF, có thể đặc biệt hữu ích nếu bạn đang chia sẻ tài liệu với người không có Word. File PDF sẽ giúp người nhận có thể xem - nhưng không thể chỉnh sửa - nội dung tài liệu của bạn.

1. Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view, chọn Export, sau đó chọn Create PDF/XPS.

2. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất tài liệu, nhập tên file, sau đó bấm Publish.

Nếu bạn cần chỉnh sửa file PDF, Word cho phép bạn chuyển đổi file PDF thành tài liệu có thể chỉnh sửa.

Xuất tài liệu sang các loại file khác

Bạn cũng có thể thấy hữu ích khi xuất tài liệu của mình sang các loại file khác, chẳng hạn như Word 97-2003 Document nếu bạn cần chia sẻ với mọi người bằng phiên bản Word cũ hơn hoặc file .txt nếu bạn cần phiên bản plain text của tài liệu.

1. Nhấp vào tab File để truy cập Backstage view, chọn Export, sau đó chọn Change File Type.

2. Chọn loại file, sau đó nhấp vào Save As.

3. Hộp thoại Save As sẽ xuất hiện. Chọn vị trí bạn muốn xuất tài liệu, nhập tên file, sau đó bấm Save.

Bạn cũng có thể sử dụng menu drop-down Save As type trong hộp thoại Save As để lưu tài liệu thành nhiều loại file khác nhau.

Chia sẻ tài liệu

Word giúp bạn dễ dàng chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu bằng OneDrive. Trước đây, nếu bạn muốn chia sẻ file với ai đó, bạn có thể gửi file đó dưới dạng file đính kèm trong email. Mặc dù thuận tiện, hệ thống này cũng tạo ra nhiều phiên bản của cùng một file, gây khó cho việc sắp xếp lại về sau.

Khi chia sẻ một tài liệu từ Word, bạn đang thực sự cấp cho người khác quyền truy cập vào cùng một file. Điều này cho phép bạn và những người bạn chia sẻ cùng chỉnh sửa cùng một tài liệu mà không cần phải theo dõi nhiều phiên bản.

Để chia sẻ tài liệu, trước tiên tài liệu đó phải được lưu vào OneDrive của bạn.

Để chia sẻ một tài liệu:

1. Bấm vào tab file để truy cập Backstage view, sau đó bấm Share.

2. Một cửa sổ Send Link sẽ xuất hiện.

Tại đây, bạn có thể chọn chia sẻ tài liệu qua email thông thường, Outlook hoặc copy link tài liệu rồi gửi cho người nhận mong muốn.