TOP phần mềm AI theo dõi ứng viên tốt nhất cho HR

Mỗi khi đăng tuyển một vị trí mới, doanh nghiệp thường phải đối mặt với hàng trăm, thậm chí hàng nghìn hồ sơ ứng tuyển. Việc sàng lọc để tìm ra ứng viên phù hợp nhất không hề đơn giản. Đó cũng là lý do công ty nơi tác giả làm việc sử dụng Applicant Tracking System (ATS) - hệ thống theo dõi ứng viên - để xây dựng và quản lý quy trình tuyển dụng hiệu quả

Trong bài viết này, hãy cùng khám phá TOP phần mềm AI theo dõi ứng viên tốt nhất cho HR, mỗi nền tảng đều sở hữu những tính năng nổi bật giúp tối ưu quy trình tuyển dụng và quản lý ứng viên.

ATS là gì?

ATS là viết tắt của Applicant Tracking System - Hệ thống quản lý tuyển dụng hoặc Hệ thống theo dõi ứng viên. Đây là phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng, từ khi đăng tin tuyển dụng đến khi ứng viên được nhận việc.

ATS hoạt động như thế nào?

Một hệ thống ATS thường hỗ trợ các công việc sau:

• Đăng tin tuyển dụng lên nhiều website tuyển dụng cùng lúc.

• Thu thập và lưu trữ hồ sơ ứng viên từ nhiều nguồn (website công ty, LinkedIn, VietnamWorks, TopCV...).

• Tự động sàng lọc CV theo các tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, học vấn hoặc từ khóa.

• Quản lý các vòng tuyển dụng (sàng lọc CV, phỏng vấn, test, offer...).

• Cho phép các thành viên trong nhóm tuyển dụng đánh giá, ghi chú và trao đổi về ứng viên.

• Gửi email hoặc tin nhắn  tự động cho ứng viên.

• Báo cáo hiệu quả tuyển dụng như nguồn ứng viên, thời gian tuyển dụng, tỷ lệ chuyển đổi giữa các vòng...

Ví dụ quy trình sử dụng ATS

• HR tạo tin tuyển dụng trên ATS.

• ATS tự động đăng tin lên LinkedIn, Indeed, website công ty...

• Ứng viên nộp CV.

• ATS tự động lưu hồ sơ và phân loại ứng viên.

• Nhà tuyển dụng xem danh sách ứng viên, đánh giá và lên lịch phỏng vấn.

• Sau khi tuyển dụng thành công, nhiều ATS còn có thể chuyển dữ liệu sang hệ thống quản lý nhân sự (HRM/HRIS) để thực hiện onboarding.

TOP 5 phần mềm AI quản lý tuyển dụng tốt nhất

• Workable - Phù hợp nhất để theo dõi và quản lý ứng viên

• Breezy HR - Lựa chọn tiết kiệm cho doanh nghiệp nhỏ

• Pinpoint - Trải nghiệm tuyển dụng cao cấp

• Zoho Recruit - Nổi bật với các tính năng AI

• Greenhouse - Báo cáo và phân tích dữ liệu mạnh mẽ

Phần mềm ATS tốt nhất để theo dõi ứng viên - Workable (Web, iOS, Android)

Tính năng Candidate Search của Workable cho phép tìm kiếm ứng viên dựa trên gần như mọi thông tin có sẵn như chức danh công việc trước đây, địa điểm, trình độ học vấn và nhiều tiêu chí khác. Chỉ cần một thành viên trong nhóm tuyển dụng nhớ được một chi tiết về ứng viên thì khả năng tìm lại hồ sơ là rất cao. Điều này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có kho dữ liệu ứng viên lớn.

Candidate Search cũng rất phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa cần một quy trình tuyển dụng đơn giản nhưng hiệu quả mà không cần quá nhiều tùy chỉnh. Khả năng tìm kiếm còn được tăng cường nhờ hàng loạt bộ lọc và tiêu chí sắp xếp như:

• Ngày tạo hồ sơ

• Ngày bị loại

• Tag tùy chỉnh

• Và nhiều tiêu chí khác

Ngay cả trước khi mở hồ sơ, Workable cũng hiển thị nhanh những thông tin quan trọng như địa điểm, giai đoạn tuyển dụng và kinh nghiệm làm việc.

Ngoài khả năng quản lý ứng viên, Workable còn tích hợp nhiều tính năng AI hữu ích. Ví dụ, AI có thể tự động tạo bản mô tả công việc hoàn chỉnh chỉ từ tên vị trí tuyển dụng. Dù nội dung vẫn mang tính mẫu, nhưng đây là công cụ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian viết JD.

Một tính năng nổi bật khác là AI Screening Agent. Sau khi tìm kiếm ứng viên và gửi các câu hỏi bổ sung, AI sẽ chấm điểm ứng viên dựa trên tiêu chí tuyển dụng và đề xuất danh sách ứng viên nên phỏng vấn.

Nhìn chung, Workable rất dễ sử dụng. Tuy nhiên, một số khu vực như bảng hoạt động hoặc danh sách ứng viên của từng vị trí vẫn khá nhiều thông tin, có thể khiến người mới cảm thấy hơi rối.

Phần mềm ATS tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ có ngân sách hạn chế - Breezy HR (Web, iOS, Android)

Không nhiều phần mềm ATS cung cấp gói miễn phí thực sự hữu ích. Phần lớn hoặc có giao diện khá lỗi thời, hoặc cắt giảm quá nhiều tính năng quan trọng. Nhưng Breezy HR Bootstrap là một ngoại lệ.

Giao diện của Breezy HR khá tối giản và thân thiện với người dùng. Ngay cả ở gói miễn phí, người dùng vẫn có thể sử dụng hầu hết các tính năng cơ bản như:

• Không giới hạn số lượng người dùng.

• Biểu mẫu ứng tuyển tùy chỉnh.

• Kết nối với LinkedIn, Indeed và nhiều trang tuyển dụng khác.

• Hệ thống quản lý ứng viên đầy đủ.

Điểm gây ấn tượng nhất là mục Candidates. Với giao diện Kanban kéo thả, người dùng có thể dễ dàng theo dõi ứng viên đang ở giai đoạn nào trong quy trình tuyển dụng.

Ngoài ra mọi người còn có thể trao đổi với đồng nghiệp về từng ứng viên và xem tổng hợp đánh giá của người phỏng vấn. Ngay trong gói miễn phí, Breezy HR còn cho phép tạo trang tuyển dụng mang thương hiệu riêng.

Nếu biết lập trình, người dùng có thể tùy chỉnh bằng CSS và JavaScript gần như không giới hạn. Nếu không, nền tảng cũng cung cấp nhiều mẫu giao diện sẵn.

Đối với người dùng trả phí, tiện ích Breezy Intelligence sử dụng AI để:

• Phát hiện hồ sơ do AI tạo.

• Phát hiện hành vi nhồi nhét từ khóa.

• Tóm tắt toàn bộ quá trình tuyển dụng của từng ứng viên để nhà tuyển dụng dễ theo dõi.

Phần mềm ATS tốt nhất với trải nghiệm cao cấp - Pinpoint (Web)

Nếu có nền tảng nào khiến công việc tuyển dụng trở nên thú vị hơn thì đó chính là Pinpoint. Ấn tượng đầu tiên là giao diện rất đẹp, hiện đại và dễ sử dụng. Hầu hết tính năng đều nằm trong thanh menu bên trái và được sắp xếp khoa học, giúp người dùng dễ dàng điều hướng.

Giao diện quản lý ứng viên của Pinpoint có khả năng tùy chỉnh cao. Người dùng có thể di chuyển các thẻ thông tin để tạo bố cục phù hợp với nhu cầu đánh giá từng ứng viên.

Một tính năng đáng chú ý là Candidate Comparison, cho phép đặt hai ứng viên cạnh nhau để so sánh hồ sơ và điểm đánh giá. Pinpoint cũng cho phép tạo không giới hạn quy trình tuyển dụng, mỗi quy trình có thể bao gồm số lượng giai đoạn không giới hạn.

Một trong những yếu tố giúp Pinpoint nổi bật ở phân khúc cao cấp là sự chú trọng vào tuyển dụng công bằng. Ngoài các báo cáo trực quan với biểu đồ đẹp mắt, Pinpoint còn cung cấp Equality Monitoring Reports, giúp doanh nghiệp theo dõi:

• Thông tin nhân khẩu học của ứng viên.

• Trải nghiệm ứng viên.

• Mức độ đa dạng trong tuyển dụng.

Bên cạnh đó, tính năng AI Anonymized Screening sẽ  tự động ẩn các thông tin có thể gây thiên vị trên cả CV lẫn hồ sơ ATS để quá trình sàng lọc công bằng hơn, như:

• Họ tên (được thay bằng tên ngẫu nhiên của trái cây, rau củ và màu sắc).

• Giới tính.

• Dân tộc.

• Các thông tin nhân khẩu học khác.

Phần mềm ATS tốt nhất với tính năng AI - Zoho Recruit (Web, iOS, Android)

Zoho nổi tiếng với hệ sinh thái các ứng dụng đám mây dành cho doanh nghiệp và Zoho Recruit là một trong những sản phẩm được đánh giá cao. Nhờ tích hợp trực tiếp với các ứng dụng khác của Zoho, đây là lựa chọn phù hợp cho những doanh nghiệp đã và đang sử dụng hệ sinh thái này.

Điểm nổi bật nhất của Zoho Recruit là Zia, trợ lý AI tích hợp sẵn. Zia có thể tự động so sánh hồ sơ ứng viên với yêu cầu tuyển dụng để chấm điểm mức độ phù hợp của từng người. Điều này giúp nhà tuyển dụng nhanh chóng loại bỏ các ứng viên chưa đáp ứng yêu cầu hoặc ưu tiên những hồ sơ nổi bật.

Không chỉ có AI đánh giá ứng viên, Zoho Recruit còn sở hữu nhiều tính năng tự động hóa giúp tiết kiệm thời gian. Chẳng hạn, khi một ứng viên bị từ chối, hệ thống có thể tự động:

• Gửi email thông báo từ chối.

• Chuyển trạng thái hồ sơ sang Rejected.

• Kích hoạt webhook hoặc các quy trình tự động khác.

Đặc biệt, các hành động này không nhất thiết phải diễn ra ngay lập tức. Bạn có thể lên lịch để chúng được thực hiện sau vài ngày kể từ khi ứng viên bị từ chối.

Bên cạnh đó, Zoho Recruit vẫn cung cấp đầy đủ các tính năng quan trọng của một hệ thống ATS như:

• Xây dựng trang tuyển dụng.

• Tùy chỉnh tin tuyển dụng chi tiết.

• Tạo bài kiểm tra và đánh giá ứng viên.

Điểm trừ lớn nhất của Zoho Recruit cũng giống như nhiều sản phẩm khác trong hệ sinh thái Zoho: giao diện khá cũ, nhiều tính năng bị ẩn trong các menu con và văn bản hiển thị chưa thật sự dễ đọc. Tuy nhiên, mức giá hợp lý cùng bộ tính năng mạnh mẽ vẫn khiến nền tảng này trở thành một lựa chọn rất đáng cân nhắc.

Phần mềm ATS tốt nhất cho báo cáo và phân tích dữ liệu - Greenhouse (Web)

Greenhouse gây ấn tượng với tôi ngay từ lần đầu trải nghiệm nhờ giao diện gọn gàng, khoa học và dễ sử dụng. Điểm mạnh nổi bật nhất của Greenhouse là khả năng báo cáo và phân tích dữ liệu. Trong số tất cả các phần mềm ATS mà tôi thử nghiệm, Greenhouse sở hữu một trong những hệ thống báo cáo tốt nhất.

Không chỉ cung cấp hơn 40 mẫu báo cáo có sẵn để theo dõi các chỉ số quan trọng như lịch sử tuyển dụng hay chất lượng ứng viên theo từng nguồn tuyển dụng, Greenhouse còn cho phép người dùng tạo báo cáo tùy chỉnh với các biểu đồ trực quan và tương tác.

Một trong số đó là biểu đồ đánh giá chất lượng ứng viên theo từng nguồn tuyển dụng, được thể hiện bằng biểu đồ cột kết hợp biểu đồ phân tán. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể nhanh chóng xác định nguồn tuyển dụng nào mang lại ứng viên chất lượng nhất để tối ưu ngân sách đăng tin.

Không chỉ mạnh về báo cáo, Greenhouse còn nổi bật nhờ khả năng tích hợp: hỗ trợ hơn 400 đối tác tích hợp và dễ dàng chia sẻ tin tuyển dụng lên mạng xã hội và các trang tuyển dụng phổ biến.

Với khách hàng sử dụng CRM, tiện ích mở rộng Chrome có thể  tự động tìm địa chỉ email phù hợp của ứng viên trên internet, thêm họ vào đúng chiến dịch tuyển dụng và kích hoạt chuỗi email chăm sóc tương ứng.

Điểm hạn chế của Greenhouse nằm ở khả năng ứng dụng AI. Mặc dù đã có những tính năng phổ biến như chấm điểm ứng viên hay sàng lọc CV, nhưng chưa có nhiều tính năng AI nổi bật so với các đối thủ.