TOP công cụ AI hỗ trợ Microsoft Word tốt nhất

Đối với các chuyên gia tư vấn, nhóm viết đề xuất dự án và người dùng doanh nghiệp thường xuyên làm việc với tệp .docx, các công cụ AI được xem là một trợ thủ đắc lực giúp cải thiện quá trình soạn thảo, chỉnh sửa, chèn nội dung, định dạng và rà soát tài liệu trực tiếp trong Microsoft  Word thay vì phải liên tục sao chép và dán nội dung giữa nhiều ứng dụng.

Với rất nhiều lựa chọn, hãy cùng khám phá TOP công cụ AI tốt nhất cho Microsoft Word, giúp tăng hiệu quả và năng suất khi làm việc với văn bản như tạo mới, sửa lỗi đánh máy, lỗi chính tả,...

Word AI là gì?

Word AI là các công cụ AI hỗ trợ bạn soạn thảo, viết lại, tóm tắt, định dạng hoặc đánh giá nội dung trong các tài liệu Microsoft Word.

Trang Generative AI trong Word hiện tại của Microsoft định nghĩa Word AI theo phạm vi khá hẹp, chủ yếu là Copilot trong Word với các chức năng như tạo bản nháp, viết lại nội dung, hỗ trợ định dạng và tóm tắt.

Điều này phù hợp với hệ sinh thái Microsoft, nhưng lại chưa đủ rộng nếu bạn đang so sánh các công cụ Word AI trên thị trường. Trên thực tế, Word AI có thể được chia thành 4 nhóm:

Deckary

Deckary là lựa chọn phù hợp nhất khi Microsoft Word chính là môi trường làm việc chính thay vì chỉ là định dạng xuất tạm thời.

• Deckary có thể:

• Đọc đoạn văn được chọn hoặc toàn bộ ngữ cảnh tài liệu

• Soạn thảo và viết lại nội dung ngay trong tài liệu

• Chèn nội dung mới tại vị trí con trỏ

• Áp dụng định dạng và kiểu văn bản

• Thêm nhận xét

• Xác minh các chỉnh sửa trước khi áp dụng

• Hỏi ý kiến người dùng trước khi thực hiện các thay đổi có rủi ro

Điều này khiến Deckary đặc biệt hữu ích cho soạn hồ sơ đề xuất dự án hay các bản báo cáo . Deckary được xây dựng dành cho những người cần cải thiện một tài liệu thực tế, thay vì chỉ tạo văn bản bằng AI trong môi trường độc lập.

Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot thường là lựa chọn đầu tiên khi người dùng tìm kiếm Word AI vì nó đã được tích hợp trong hệ sinh thái Microsoft.

Copilot hỗ trợ:

• Soạn thảo nội dung

• Viết lại văn bản

• Tóm tắt tài liệu

• Chuyển đổi nội dung sang bảng biểu

• Trò chuyện với tài liệu

Tính năng mới Edit with Copilot còn cho phép:

• Tạo nội dung mới

• Chỉnh sửa nội dung

• Tinh chỉnh văn bản

• Định dạng theo các kiểu Word có sẵn

Ưu điểm của Copilot là khả năng tích hợp sâu với Microsoft. Tuy nhiên, đây là công cụ đa năng nên chưa được tối ưu cho các tác vụ chuyên biệt như rà soát đề xuất dự án, quản lý nhận xét hoặc cấu trúc tài liệu tư vấn.

Grammarly

Grammarly for Microsoft Word vẫn là giải pháp đơn giản nhất nếu vấn đề chính là chất lượng câu văn. Grammarly tích hợp với Word thông qua ứng dụng máy tính và cung cấp:

• Kiểm tra ngữ pháp theo thời gian thực

• Đề xuất cải thiện văn phong

• Các tính năng AI tạo nội dung bằng prompt

• Grammarly đặc biệt phù hợp để:

• Chỉnh sửa câu văn

• Cải thiện cách diễn đạt

• Sửa lỗi ngữ pháp

Tuy nhiên, công cụ này không mạnh trong các tác vụ mang tính cấu trúc như chuyển ghi chú cuộc họp thành bản ghi nhớ quyết định hay kiểm tra các mục bị thiếu trong tài liệu. Nói cách khác, Grammarly hoạt động tốt ở cấp độ câu chữ hơn là cấp độ toàn bộ tài liệu.

GPT for Work

GPT for Work for  Word nằm giữa hai thái cực viết prompt trên trình duyệt và tự động hóa hoàn toàn trong Word.

Theo trang sản phẩm chính thức, tiện ích này hỗ trợ theo dõi thay đổi của Word, cho phép người dùng xem xét và phê duyệt mọi chỉnh sửa giống như quy trình chỉnh sửa tài liệu thông thường.

Ưu điểm của GPT for Work for Word là nó phù hợp với nhóm đã quen làm việc bằng prompt, tích hợp trực tiếp vào Word và hỗ trợ theo dõi thay đổi.

Nhược điểm của AI này là nó ít quy trình làm việc chuyên biệt hơn Deckary và không tích hợp sâu như Copilot

Tóm lại, nếu muốn có môi trường prompt linh hoạt ngay trong Word, GPT for Work là lựa chọn đáng cân nhắc.

QuillBot

QuillBot là công cụ diễn đạt lại văn bản với khả năng viết lại nội dung, chỉnh sửa ngữ pháp, biến đổi câu văn nhanh chóng. Tuy nhiên, công cụ này không giải quyết được các vấn đề liên quan đến quy trình xử lý tài liệu như kiểm tra báo cáo hay chỉnh sửa bản ghi nhớ nhiều phần.

WordAi

WordAi nên được xem là một công cụ viết lại nội dung bằng AI hơn là một giải pháp dành cho Microsoft Word. WordAi có thể phù hợp nếu người dùng cần viết lại bài viết hàng loạt, tái sử dụng nội dung SEO.

Tuy nhiên, nếu nhu cầu là chỉnh sửa theo từng phần của tài liệu, theo dõi thay đổi, rà soát đề xuất dự án hay cộng tác bằng nhận xét trong Word thì WordAi không phải là lựa chọn tối ưu.

Nên lựa chọn công cụ Word AI nào?

Việc lựa chọn công cụ phù hợp sẽ phụ thuộc vào mục đích sử dụng: chỉnh sửa tài liệu doanh nghiệp, viết báo cáo, tạo đề xuất dự án hay đơn giản chỉ là cải thiện chất lượng văn bản.

• Chọn Deckary nếu cần soạn thảo và đánh giá đề xuất ngay trong Word vì nó phù hợp nhất với quy trình xử lý tài liệu kinh doanh trực tiếp.

• Chọn Copilot nếu đang sử dụng hệ sinh thái Microsoft để tạo bản nháp và tóm tắt vì đây lựa chọn mặc định thuận tiện nếu doanh nghiệp đã có sẵn giấy phép.

• Chọn Grammarly nếu cần sửa ngữ pháp và giọng văn trên nhiều ứng dụng nhờ vào lớp công cụ tối ưu câu chữ tốt nhất.

• Chọn GPT for Work nếu cần nhập prompt trong Word và theo dõi các thay đổi nhờ vào việc mang đến quy trình tương tác kiểu trò chuyện quen thuộc ngay trong Word.

• Chọn QuillBot nếu cần viết lại nội dung với chi phí thấp.

• Chọn WordAi nếu cần viết lại nội dung hàng loạt vì nó được thiết kế cho việc xử lý số lượng lớn, không phải để đánh giá tài liệu Word.