Cách tổ chức Obsidian vault không sử dụng thư mục

Obsidian vault của nhiều người là một mớ hỗn độn các thư mục lồng nhau. Họ nghĩ mình đã có một hệ thống. Ghi chú về sách, công việc và những ý tưởng ngẫu nhiên đều có thư mục riêng, khiến nhiều người cảm thấy mọi thứ đã được sắp xếp gọn gàng. Trước khi bỏ hẳn việc sử dụng thư mục, một số người đã thử phương pháp PARA nổi tiếng (Projects, Areas, Resources, Archives). Họ dành nhiều thời gian hơn để cân nhắc xem một ghi chú thuộc "Areas" hay "Resources" hơn là thực sự viết. Đó là manh mối đầu tiên cho thấy hệ thống thư mục cần một cách tiếp cận đơn giản hơn.

Một số người quyết định loại bỏ hoàn toàn thư mục. Bây giờ, họ dựa vào chức năng tìm kiếm và một vài thuộc tính để tìm thấy mọi thứ mình viết.

Thư mục mang lại cho người dùng cảm giác mọi thứ được sắp xếp giả 

Chúng tạo cảm giác gọn gàng, nhưng không hữu ích

Thư mục giúp mỗi ghi chú có một vị trí riêng và mang lại cảm giác kiểm soát. Nhưng thư mục cũng khiến việc tích trữ bài viết trở nên dễ dàng. Ví dụ, kho bài viết, ghi chú và suy nghĩ kỹ thuật số trong thư mục 'Psychology' ở ảnh trên trông đầy ắp và ấn tượng, nhưng thực tế người tạo không hề tương tác với bất kỳ ý tưởng nào. Việc tích trữ thiếu suy nghĩ đã khiến kho lưu trữ vượt quá một trăm ghi chú, và cây thư mục trở thành một mê cung mà người tạo rất ngại mở ra.

Thư mục có sức hấp dẫn riêng, khiến chúng ta sử dụng chúng một cách tự nhiên. Thư mục là cách chúng ta sắp xếp tài liệu, hộp thư đến và màn hình máy tính, vì vậy việc áp dụng cùng logic đó cho ghi chú trong Obsidian là điều hợp lý. Thật khó để bỏ thói quen đó chỉ sau một đêm. Nhưng những thư mục gọn gàng mang lại cho bạn cảm giác hưng phấn khi sắp xếp, chứ không phải khi suy nghĩ. Nhiệm vụ của Obsidian là giúp bạn thông minh hơn trong khi viết ghi chú.

Thư mục giả định rằng, giống như các vật thể vật lý, ghi chú của chúng ta chỉ nên tồn tại ở một nơi tại một thời điểm. Ngoài ra, một nhược điểm lớn khác của thư mục là chúng giả định ngữ cảnh của một ghi chú là tĩnh. Một ghi chú về "năng suất trong thời gian học cao học" có thể thuộc ba danh mục cùng một lúc, và việc sử dụng thư mục buộc bạn phải chọn chỉ một, làm mất đi hai mối liên hệ còn lại. Một ghi chú về ngôn ngữ lập trình bắt đầu trong thư mục 'Dự án hiện tại' có thể thay đổi ngữ cảnh theo thời gian.

Việc quyết định sắp xếp ghi chú khiến bạn mệt mỏi

Việc đặt tên tốt hơn cũng không giải quyết được vấn đề thực sự

Nhiều người muốn Obsidian ghi lại tất cả các ghi chú của mình, bao gồm cả những suy nghĩ bất chợt và những ý tưởng ngẫu hứng khi đang ở ngoài đường. Nhưng hệ thống thư mục không phải là giải pháp hoàn hảo cho những ý tưởng lóe lên trong 30 giây, vì bạn mất thêm 15 giây để tìm đúng thư mục để lưu trữ chúng. Đúng là Obsidian có Daily Notes và các plugin cộng đồng như Quick Add để ghi lại ngay lập tức, nhưng cuối cùng bạn vẫn phải xử lý chúng.

Một số người phải sử dụng Google Keep cho những suy nghĩ nhanh vì Obsidian quá nặng nề với tất cả các thư mục của nó. Một số bạn có thể nói đó là vấn đề về cách sắp xếp dữ liệu, chứ không phải vấn đề về thư mục. Có lẽ chỉ cần đặt tên thư mục tốt hơn hoặc một quy ước đặt tên chặt chẽ hơn để giữ cho bản thân trung thực về vị trí của các file.

Ví dụ, khi ngừng chống lại cấu trúc, một người đã viết ghi chú về một cuốn sách, nhấn [[ để liên kết một khái niệm, và nhận ra khái niệm đó đã được đề cập trong một ghi chú khác từ 6 tháng trước. Backlinks, Graph View và Map of Content là tất cả những gì bạn cần để loại bỏ thư mục. Đây là lúc nhiều người ngừng do dự về việc nhập các ghi chú không liên quan từ những ứng dụng khác vào Obsidian.

Chức năng Tìm kiếm trở thành "cứu cánh" mới

Công cụ Quick Switcher đã thay thế hoàn toàn việc duyệt tìm

Thay vì nhấp chuột qua các thư mục, hãy nhấn Ctrl + O và gõ một vài từ khóa. Công cụ Quick Switcher của Obsidian sẽ tìm thấy ghi chú, bất kể nó nằm ở đâu trong kho lưu trữ. Backlinks thậm chí còn tự động thực hiện nhiều công việc hơn; một khi liên kết một ghi chú, nó sẽ hiển thị trong bảng backlink của mọi ghi chú liên quan mà không cần bạn phải nỗ lực thêm. Mở Graph View, và những liên kết đó tạo thành các cụm mà những thư mục không bao giờ có thể làm được.

Điều này chỉ hoạt động nếu bạn nhớ tên mình đã đặt cho thứ gì đó hoặc ít nhất là một vài từ khóa. Cấu trúc không có thư mục của Obsidian sẽ buộc bạn phải đặt tên file tốt hơn nhiều. "Ghi chú cuộc họp 1" vô dụng trong tìm kiếm. Bạn phải tự rèn luyện để viết các tiêu đề mô tả chi tiết như "Cuộc họp nhóm với Amir ngày 14/07/2026".

Thay vì sử dụng công cụ Quick Switcher, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl + Shift + F để tìm kiếm trên toàn bộ file. Obsidian tìm kiếm bên trong ghi chú của bạn, không chỉ tiêu đề, vì vậy việc quên tiêu đề sẽ không thành vấn đề. Các plugin cộng đồng như Omnisearch có thể xử lý nội dung bên trong PDF và hình ảnh bằng OCR (yêu cầu một plugin bổ trợ có tên là Text Extractor), và thậm chí cả lỗi chính tả.

Thuộc tính đã thay thế chức năng của thư mục

Các tag Frontmatter giờ đây sẽ giúp bạn sắp xếp

Mỗi ghi chú đều có một vài thuộc tính: Loại, trạng thái và tag. Hãy lọc theo các thuộc tính này thay vì phải tìm kiếm trong thư mục, và một ghi chú có thể chứa nhiều tag cùng lúc mà không gây xung đột, điều mà thư mục không bao giờ cho phép bạn làm được.

Thuộc tính thực sự thể hiện tính hữu ích của chúng khi bạn lọc ghi chú bằng plugin Dataview. Ví dụ, gắn thẻ trạng thái cho ghi chú là status: active. Một ghi chú trên bảng điều khiển sau đó có thể  tự động tạo ra danh sách tất cả các dự án đang hoạt động trong kho lưu trữ của bạn.

Việc thêm thuộc tính vào mỗi ghi chú nghe có vẻ tốn nhiều công sức hơn so với việc chỉ kéo nó vào một thư mục. Đó là một chi phí nhỏ ban đầu, nhưng nó sẽ mang lại lợi ích mỗi khi bạn tìm kiếm sau này. Một lần gắn thẻ nhanh chóng hiệu quả hơn nhiều so với việc mất hàng năm trời sắp xếp lại những ghi chú vốn dĩ không bao giờ được phân loại gọn gàng vào một danh mục nào, và chỉ mất vài giây khi nó trở thành thói quen ghi chép của bạn.

Một ngày trong kho lưu trữ không thư mục của bạn sẽ như thế nào?

Thói quen ghi chú mới yêu cầu ít quyết định hơn

Bây giờ, khi tạo một ghi chú, bạn sẽ hoàn toàn bỏ qua được câu hỏi "ghi chú này nên đặt ở đâu". Chỉ cần viết, thêm một hoặc hai thuộc tính, và tiếp tục. Bạn phải thay đổi tư duy để nhận ra rằng một danh sách hàng trăm ghi chú không tệ hơn những thư mục lộn xộn trước đây. Bạn phải tin tưởng vào hệ thống Obsidian của mình và ngừng nhìn chúng như một danh sách file thô.

Bây giờ, bạn chỉ cần dựa vào một thư mục Inbox duy nhất. Đưa nhanh các ghi chú suốt cả tuần vào đó. Mỗi chiều thứ Sáu, hãy dành 10 phút để thêm thuộc tính vào những ghi chú đó và chuyển chúng vào kho lưu trữ gốc chính.

Ví dụ, hãy bắt đầu tạo MOCs (Maps of Content). Nếu có 50 ghi chú về 'Self-development', hãy tạo một ghi chú chính có tên là 'Self-development MOC' liên kết đến tất cả các ghi chú đó. Nó hoạt động như một mục lục tùy chỉnh, được sắp xếp hợp lý, hữu ích hơn nhiều so với thư mục.

Việc loại bỏ thư mục không phải là giải pháp tức thì; nó đòi hỏi sự tin tưởng vào chức năng tìm kiếm của Obsidian và một chút kỷ luật trong việc thiết lập thuộc tính. Mục tiêu của việc đóng băng thư mục không phải là loại bỏ hoàn toàn thư mục; mà là buộc bộ não của bạn phải thay đổi cách xử lý thông tin. Bạn sẽ ngừng hỏi 'Ghi chú này nằm ở đâu?' và bắt đầu quan tâm 'Ghi chú này liên kết với cái gì?'. Hy vọng rằng sự thay đổi đơn giản này sẽ thay đổi cách bạn ghi chú.