Cách lọc dữ liệu trong Excel

Bộ lọc Excel sẽ chọn lọc các hàng đáp ứng những tiêu chí cụ thể, giúp phân tích các tập dữ liệu lớn dễ dàng hơn. Bài viết sẽ chỉ cho bạn cách dễ dàng để thực hiện việc đó, cũng như cách sử dụng bộ lọc nâng cao và Slicers.

 

Cách lọc dữ liệu trong một phạm vi

Hãy bắt đầu bằng cách xem xét việc lọc dữ liệu trong một phạm vi (một nhóm các ô lân cận). Trước tiên, hãy highlight tiêu đề của các cột mà bạn muốn lọc trong phạm vi. Sau đó, chọn tab Data và nhấp vào Filter trong nhóm Sort & Filter để tạo bộ lọc tùy chỉnh.

Một nút mũi tên xuống sẽ xuất hiện trong tiêu đề. Sau đó, bạn có thể lọc dữ liệu dựa trên các tiêu chí như văn bản, số và ngày, tùy thuộc vào định dạng của dữ liệu trong cột.

Ví dụ, để lọc dựa trên số (cột A trong ảnh chụp màn hình), hãy nhấp vào nút mũi tên xuống trong tiêu đề của cột mà bạn muốn sử dụng làm bộ lọc (A1 trong ví dụ) và chọn Number Filter trong menu. Sau đó, chọn một trong các phép so sánh trong menu. Ví dụ sẽ sử dụng phép so sánh Greater Than Or Equal To.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện, yêu cầu bạn nhập tiêu chí cụ thể để lọc dữ liệu. Sau khi nhập, hãy nhấp vào OK để áp dụng bộ lọc tùy chỉnh.

Dựa trên bộ lọc bạn đã chọn và các tiêu chí bạn đặt, phạm vi sẽ được lọc để hiển thị các hàng đáp ứng các điều kiện bạn đã chỉ định.

Cách lọc dữ liệu trong bảng

Khi bạn tạo bảng trong Excel, các tiêu đề sẽ có bộ lọc được thêm vào, giúp mọi thứ dễ dàng hơn một chút. Nếu không, quy trình này giống hệt như lọc dữ liệu trong các phạm vi. Ví dụ, hãy lọc dữ liệu dựa trên văn bản (cột B).

Để thực hiện việc đó, hãy nhấp vào nút mũi tên xuống trong tiêu đề của cột bạn muốn sử dụng làm bộ lọc. Sau đó, chọn Filter và chọn phép so sánh. Bài viết sẽ sử dụng phép so sánh Equals trong ví dụ của mình.

Chỉ định tiêu chí để so sánh trong hộp thoại, sau đó nhấp vào nút OK để lọc bảng.

Sử dụng tính năng lọc nâng cao

Excel có bộ lọc nâng cao mà bạn có thể sử dụng để tạo bộ lọc phức tạp kết hợp nhiều tiêu chí. Bộ lọc này hữu ích trong các trường hợp bạn cần lọc dữ liệu dựa trên nhiều điều kiện.

Nếu bạn muốn kết hợp các tiêu chí, bạn có thể sử dụng những toán tử logic của Excel như các toán tử trong bảng bên dưới:

Toán tử	Loại	Mô tả
=	So sánh	Bằng
<>	So sánh	Không bằng
>	So sánh	Lớn hơn
<	So sánh	Nhỏ hơn
AND	Logic	Tất cả các điều kiện phải đúng (phải nằm trong cùng một hàng)
OR	Logic	Ít nhất một điều kiện phải đúng (nó phải nằm ở các hàng khác nhau)

Hãy thực hành bằng cách lọc phạm vi bên dưới để chỉ hiển thị những người trên 30 tuổi và làm việc trong phòng nhân sự. Bạn có thể sao chép và dán phạm vi vào ô A5 để theo dõi:

Tên	Tuổi	Phòng ban
John	30	HR
Sarah	25	IT
David	30	Tài chính
Emily	35	HR
Michael	35	HR
Jessica	24	HR
Jordan	40	Bán hàng

Để sử dụng bộ lọc nâng cao, trước tiên bạn cần tạo phạm vi tiêu chí trên một phần khác của trang tính, đảm bảo rằng phạm vi này có cùng tiêu đề với phạm vi có dữ liệu. Bài viết sẽ đặt tiêu chí phía trên phạm vi ban đầu của mình, như trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bạn có thể sao chép và dán phạm vi tiêu chí bên dưới vào ô A1 để theo dõi:

Tên	Tuổi	Phòng ban
	>30	=”HR"

Lưu ý: Đặt tiêu chí vào cùng một hàng sẽ thỏa mãn điều kiện AND. Nếu ở một hàng riêng, tiêu chí sẽ thỏa mãn điều kiện OR.

Tiếp theo, hãy làm theo các bước bên dưới:

1. Trong tab Data, nhấp vào Advanced trong nhóm Sort & Filter của ribbon.
2. Nhấp vào bên trong hộp văn bản List range và chọn phạm vi có dữ liệu (A5:C12).
3. Nhấp vào hộp văn bản Criteria range và chọn phạm vi tiêu chí (A1:C2).
4. Nhấp vào OK để áp dụng bộ lọc.

Sau khi bộ lọc được áp dụng, chỉ có hai hàng được hiển thị; đây sẽ là những người trên 30 tuổi và làm việc trong phòng nhân sự.

Sử dụng Slicers để lọc tương tác

Bạn có thể thêm Slicers vào bảng trong Excel để lọc dữ liệu bảng theo cách tương tác. Điều này cho phép bạn nhanh chóng xem các tập hợp dữ liệu cụ thể mà không cần tạo bộ lọc phức tạp.

Để thêm một Slicer, hãy nhấp vào bất kỳ đâu trên bảng, chọn tab Insert, sau đó nhấp vào Slicer trong nhóm Filters trên ribbon.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện với các tiêu đề bảng được liệt kê. Đánh dấu vào các tiêu đề bạn muốn sử dụng làm bộ lọc, sau đó nhấp vào OK.

Mỗi tiêu đề sẽ có Slicer riêng và các giá trị của nó sẽ xuất hiện dưới dạng các nút (đây là tiêu chí để lọc bảng). Nhấp vào nút trên Slicer sẽ lọc bảng.

Với những kiến ​​thức cơ bản này, bạn sẽ có thể tìm hiểu sâu hơn về cách lọc dữ liệu trong Excel. Nếu bạn muốn sử dụng bộ lọc nâng cao hơn nữa, bạn có thể sử dụng hàm FILTER của Excel.