7 mẹo giúp bạn ngừng lãng phí thời gian vào PowerPoint

Microsoft PowerPoint thường có vẻ đơn giản cho đến khi bạn dành hàng giờ cố gắng làm cho các slide trông thật hoàn hảo. Việc kéo những hình dạng vào đúng vị trí, tìm kiếm phông chữ phù hợp và làm cho các slide trông đồng nhất có thể dễ dàng ngốn hàng giờ đồng hồ.

Giao diện PowerPoint có thể khiến bạn phải loay hoay tìm kiếm menu, tùy chọn hoặc cài đặt phù hợp. Tin tốt là nó không cần phải phức tạp đến vậy. Khi đã quen với các công cụ, phím tắt phù hợp và một số tính năng nâng cao của PowerPoint ẩn, bạn sẽ có thể tạo ra những bài thuyết trình tốt trong thời gian ngắn hơn.

7. Thay đổi kích thước nhiều đối tượng hoặc hình dạng cùng một lúc

Điều chỉnh mọi thứ cùng một lúc

Bạn có biết khoảnh khắc bực bội khi đã căn chỉnh hoàn hảo nhiều hình dạng, biểu tượng hoặc hình ảnh trong một slide nhưng sau đó nhận ra tất cả chúng đều có kích thước hơi sai không? Tính cầu toàn trong bạn có thể muốn chúng khớp với nhau, nhưng việc thay đổi kích thước từng cái riêng lẻ có thể tốn thời gian.

May mắn thay, có một cách nhanh hơn. Bạn có thể giữ phím Shift trong khi nhấp vào từng đối tượng hoặc chỉ cần kéo hộp lựa chọn xung quanh. Sau khi tất cả các đối tượng được highlight, hãy nắm vào bất kỳ handle góc nào và thay đổi kích thước. Mọi đối tượng sẽ tự động điều chỉnh, vì vậy bạn có thể nhanh chóng khắc phục mọi điểm không nhất quán.

6. Tái sử dụng các slide hiện có thay vì xây dựng lại chúng

Đi đến tab Insert và nhấp vào New Slide > Reuse Slides trong phần Slides chiếu của ribbon. Trong bảng điều khiển xuất hiện bên phải, nhấp vào Browse và chọn bài thuyết trình mà bạn muốn nhập slide.

Chọn các slide bạn cần và chúng sẽ tự động điều chỉnh theo theme hiện tại của bạn. Nếu muốn giữ nguyên thiết kế ban đầu, chỉ cần chọn hộp Keep source formatting.

5. Làm "mượt" slide với công cụ định dạng và Slide Master

Chỉnh sửa một lần, chỉnh sửa mọi nơi

Sử dụng các slide từ bài thuyết trình hiện có là một cách tuyệt vời để tiết kiệm thời gian, nhưng nếu phông chữ, màu sắc hoặc đường viền không khớp nhau, kết quả cuối cùng có thể trông lộn xộn. Mặc dù có thể sửa những lỗi này, nhưng việc thực hiện thủ công có thể mất thời gian, đặc biệt là trong các bài thuyết trình lớn.

Format Painter cung cấp một giải pháp nhanh hơn. Chọn đối tượng có kiểu bạn muốn, nhấp vào nút Format Painter trong tab Home, sau đó nhấp vào đối tượng bạn muốn điều chỉnh. Định dạng sẽ được chuyển ngay lập tức, với phông chữ, kích thước, màu sắc, đường viền và màu nền được căn chỉnh chỉ bằng một cú nhấp chuột.

4. Nhận gợi ý thiết kế từ PowerPoint

Hãy để những gợi ý lấy cảm hứng từ AI khơi nguồn sáng tạo!

Nếu bạn đang bị thiếu thời gian hoặc hết ý tưởng, tính năng Designer của PowerPoint có thể là cứu cánh. Sau khi thêm nội dung, dù là danh sách, tập hợp hình ảnh và biểu tượng hay plain text, hãy chuyển đến tab Design và nhấp vào Design Ideas. Một bảng điều khiển sẽ xuất hiện bên phải bạn với một số gợi ý bố cục.

Tính năng Designer không chỉ cung cấp các bố cục ngẫu nhiên. Nó phân tích nội dung trên slide của bạn và đề xuất các thiết kế phù hợp.

Sau khi bạn chọn một thiết kế, PowerPoint sẽ tự động điều chỉnh khoảng cách, cỡ chữ và vị trí các thành phần để đảm bảo tính nhất quán.

Lưu ý: Bạn cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng tính năng Designer.

3. Tùy chỉnh Quick Access Toolbar cho quy trình làm việc

Không còn phải loay hoay tìm kiếm lệnh

PowerPoint cung cấp rất nhiều công cụ, nhưng việc liên tục điều hướng qua các ribbon có thể làm chậm bạn. Để tránh điều này, bạn có thể sử dụng Quick Access Toolbar và giữ lại các lệnh thường dùng nhất chỉ bằng một cú nhấp chuột.

PowerPoint cũng cho phép bạn tùy chỉnh Quick Access Toolbar nếu các tùy chọn mặc định không phù hợp với bạn. Nhấp vào mũi tên hướng xuống ở đầu cửa sổ và chọn More Commands. Chọn một lệnh từ danh sách bên trái, nhấp vào Add để di chuyển lệnh đó sang phải, rồi nhấp vào OK.

Việc sắp xếp các công cụ theo thứ tự bạn sử dụng ban đầu có thể mất một chút thời gian, nhưng sau khi được thiết lập, quy trình làm việc của bạn sẽ trở nên nhanh hơn rất nhiều.

2. Tận dụng tối đa thư viện hình ảnh có sẵn

Nâng cấp bài thuyết trình

Để truy cập các nội dung này, hãy vào tab Insert và khám phá Pictures, Icons hoặc Stock Images. Sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm hình ảnh phù hợp với chủ đề của bạn, sau đó nhấp để thêm chúng trực tiếp vào slide. Sau khi thêm, PowerPoint cho phép bạn thay đổi kích thước, tô màu lại hoặc xếp lớp các thành phần này như bất kỳ yếu tố nào khác.

Ngay cả khi bài thuyết trình đã chứa đầy hình ảnh gốc, việc thêm một vài biểu tượng hoặc hình minh họa có thể giúp bạn dễ dàng làm nổi bật các điểm chính.

1. Khai phá hiệu quả tiềm ẩn với các phím tắt

Trở thành chuyên gia PowerPoint

Phím tắt là một trong những cách đơn giản nhất để tăng tốc độ làm việc của bạn trong PowerPoint. Ngay cả khi chỉ thành thạo một vài tổ hợp phím cũng có thể giúp bạn tránh phải nhấp liên tục vào cùng một menu.

Phím tắt	Hành động
Alt + Shift + Mũi tên trái/phải	Nâng cấp hoặc hạ cấp một đoạn văn trong hộp văn bản hoặc danh sách
Ctrl + Shift + G	Bỏ nhóm các đối tượng đã chọn
Ctrl + Shift + C	Sao chép định dạng của đối tượng đã chọn
Ctrl + Shift + V	Áp dụng định dạng đã sao chép cho một đối tượng khác
Shift + F5	Bắt đầu slideshow từ slide hiện tại
Ctrl + M	Chèn một slide mới nhanh chóng
Ctrl + Shift + Mũi tên lên/xuống	Di chuyển slide đã chọn lên hoặc xuống trong trình sắp xếp slide
Alt + N, P	Chèn một hình ảnh từ file
Ctrl + K	Chèn siêu liên kết
Shift + F10	Menu ngữ cảnh

Việc làm quen với những mẹo nhỏ này trên PowerPoint có thể mất một thời gian, nhưng với sự luyện tập, chúng có thể thay đổi cách bạn tiếp cận bài thuyết trình.