15 workflow trong Claude for Small Business : Lựa chọn 4 quy trình cốt lõi

Bạn chỉ cần một vài quy trình trong 15 workflow

Ở Bài 3, bạn đã kết nối các công cụ của mình theo cách an toàn - sử dụng connector chính thức, OAuth và thiết lập quyền chỉ đọc (read-only) trước tiên đối với bất kỳ dữ liệu tài chính nào. Giờ đây, Claude có thể quan sát hoạt động kinh doanh của bạn mà không thể trực tiếp can thiệp vào đó. Bài học này sẽ xác định xem Claude thực sự sẽ làm gì với quyền truy cập đó.

Bộ công cụ "Claude for Small Business" cung cấp 15 workflow. Con số 15 này giống như một thực đơn để lựa chọn, chứ không phải là một danh sách việc cần làm bắt buộc. Những chủ doanh nghiệp cố gắng kích hoạt cả 15 workflow ngay trong tuần đầu tiên thường không thực hiện tốt workflow nào cả - họ để lại quá nhiều công việc dang dở và không thể tin tưởng vào kết quả của bất kỳ workflow nào. Kỹ năng thực sự nằm ở điều ngược lại với việc "sử dụng tất cả mọi thứ"; đó là khả năng chọn ra một vài workflow thực sự mang lại giá trị và xứng đáng được áp dụng.

15 workflow trong Claude for Small Business 

Các workflow này được phân loại vào 4 nhóm tương ứng với những connector của bạn - vì vậy, nhóm của một workflow sẽ cho bạn biết nó cần những công cụ nào để có thể vận hành.

Tài chính - 5 workflow

• Tóm tắt công việc đầu tuần - tổng quan về tuần làm việc của bạn trên một trang duy nhất.

• Dự báo dòng tiền - ước tính thời gian doanh nghiệp có thể duy trì hoạt động.

• Lập kế hoạch trả lương - dự báo chi phí lương trước khi thực hiện chi trả.

• Chốt sổ cuối tháng - đối chiếu sổ sách và soạn thảo báo cáo kết quả kinh doanh (P&L).

• Theo dõi thanh toán - soạn thảo thông báo nhắc nhở cho các hóa đơn quá hạn.

Khách hàng - 4 workflow

• Phân loại khách hàng tiềm năng - sắp xếp và xếp hạng các yêu cầu mới.

• Tiếp nhận khách hàng mới - chuẩn bị bộ tài liệu chào mừng cho khách hàng mới.

• Nhắc nhở theo dõi - đánh dấu những khách hàng đã im ắng một thời gian.

• Soạn thảo báo giá & đề xuất - chuyển đổi thông tin tóm tắt ngắn gọn thành bản dự thảo đề xuất.

Nội dung - 3 workflow

• Chiến dịch tiếp thị - lập kế hoạch toàn diện cho một chiến dịch.

• Soạn nội dung mạng xã hội hàng loạt - soạn thảo nội dung cho cả tuần chỉ trong một lần thực hiện.

• Cập nhật nội dung website - soạn thảo nội dung mới cho một trang web.

Tài liệu & Giao tiếp - 3 workflow

• Rà soát hợp đồng - đánh dấu các điều khoản rủi ro hoặc bất thường.

• Chuẩn bị cuộc họp - tổng hợp thông tin tóm tắt trước khi thực hiện cuộc gọi.

• Phân loại hộp thư đến - sắp xếp hộp thư và soạn thảo các phản hồi để bạn phê duyệt.

Bạn đã rất quen thuộc với một trong số đó - workflow "Tóm tắt công việc đầu tuần" từ Bài 2. Như vậy, vẫn còn 14 workflow mà bạn chưa đụng đến. Thực tế là bạn sẽ không sử dụng hầu hết chúng, và đó chính là điểm mấu chốt.

Bộ lọc "4 workflow cốt lõi"

Bạn không chọn workflow dựa trên những cái tên nghe có vẻ ấn tượng. Bạn chọn dựa trên hai câu hỏi đơn giản:

• Lợi ích mang lại lớn đến mức nào? Workflow này giúp tiết kiệm bao nhiêu thời gian hoặc tiền bạc?

• Rủi ro lớn đến mức nào? Nếu Claude mắc lỗi ở đây mà bạn không phát hiện ra, hậu quả sẽ là gì - chỉ tốn vài giây xem lại, hay dẫn đến một quyết định tài chính sai lầm dựa trên con số không chính xác?

Những workflow lý tưởng để bắt đầu là loại có rủi ro thấp nhưng mang lại lợi ích cao. Một bản tóm tắt công việc đầu tuần bị sai chỉ khiến bạn mất 30 giây để xem lại. Ngược lại, một dự báo dòng tiền sai lệch nếu được đưa vào thực hiện sẽ gây thiệt hại thực sự về tiền bạc. Cùng một công nghệ AI nhưng phạm vi ảnh hưởng (hay mức độ rủi ro) lại rất khác nhau - và phạm vi ảnh hưởng chính là yếu tố quyết định thứ tự triển khai. Hãy bắt đầu với những việc mà sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng. Xây dựng lòng tin. Sau đó mới chuyển sang các workflow đòi hỏi độ chính xác cao hơn.

Dưới đây là 4 workflow cốt lõi dưới dạng template để bạn tùy chỉnh - chứ không phải là quy tắc bắt buộc phải tuân theo y hệt:

1. Bản tóm tắt công việc đầu tuần. Dành cho hầu hết mọi người. Đây là workflow chỉ đọc (read-only), rủi ro thấp và bạn có thể đã từng thực hiện nó rồi.

2. Theo dõi và thu hồi hóa đơn. Dành cho bất kỳ ai có gửi hóa đơn. Rủi ro thấp (chỉ là bản nháp) và giúp thu hồi khoản tiền mà khách hàng đang nợ bạn.

3. Một workflow tài chính phù hợp. Lập kế hoạch trả lương (nếu bạn có nhân viên) hoặc chốt sổ cuối tháng (nếu bạn tự làm sổ sách kế toán). Hãy chọn workflow phù hợp với thực tế của bạn và bỏ qua workflow còn lại.

4. Một workflow tăng trưởng hoặc chăm sóc khách hàng phù hợp. Chiến dịch tiếp thị (nếu bạn đang muốn mở rộng kinh doanh) hoặc phân loại khách hàng tiềm năng (nếu số lượng yêu cầu gửi đến nhiều hơn khả năng xử lý của bạn).

Hãy lưu ý rằng mục số 3 và 4 có cụm từ "phù hợp". Một nhà tư vấn làm việc độc lập không có nhân viên sẽ bỏ qua workflow lập kế hoạch trả lương. Một chủ doanh nghiệp không bao giờ chạy quảng cáo sẽ bỏ qua workflow chiến dịch tiếp thị. Sự phù hợp luôn quan trọng hơn việc phải thực hiện đầy đủ mọi workflow.

Hãy thử ngay: Chọn ra "4 workflow cốt lõi" của bạn

Hãy để Claude giúp bạn áp dụng bộ lọc này vào chính doanh nghiệp của mình. Mở Claude và dán nội dung sau:

Hãy đóng vai trò là cố vấn workflow cho Claude for Small Business.

Thông tin doanh nghiệp của tôi:
- Lĩnh vực hoạt động: [ví dụ: công ty kế toán quy mô 2 người]
- Có nhân viên trong biên chế không? [có / không]
- Cách tìm kiếm khách hàng: [ví dụ: chủ yếu qua giới thiệu, một phần qua mạng xã hội]
- Việc ngốn nhiều thời gian nhất mỗi tuần: [mô tả một việc cụ thể]

Từ danh sách 15 workflow sau - họp nhanh đầu tuần, dự báo dòng tiền, lập kế hoạch trả lương, chốt sổ cuối tháng, đôn đốc thanh toán hóa đơn, sàng lọc khách hàng tiềm năng, tiếp nhận khách hàng mới, nhắc nhở theo dõi, soạn thảo báo giá & đề xuất, chiến dịch tiếp thị, tạo nội dung mạng xã hội hàng loạt, cập nhật nội dung website, rà soát hợp đồng, chuẩn bị họp, phân loại email đến - hãy đề xuất "4 workflow cốt lõi" phù hợp với tôi.

Với mỗi workflow trong số 4 workflow đó: Hãy đặt tên, nêu ngắn gọn lý do tại sao nó phù hợp với tôi, và đánh giá mức độ rủi ro nếu Claude mắc lỗi (thấp / trung bình). Hãy xếp workflow có rủi ro thấp nhất lên đầu. Sau đó, liệt kê những workflow mà tôi nên tạm thời bỏ qua.

Cách điền thông tin: Hãy thay thế nội dung trong ngoặc bằng thông tin thực tế về doanh nghiệp của bạn. Câu hỏi về workflow tính lương là quan trọng nhất - nếu chọn "không" ở mục này, bạn sẽ loại bỏ được hẳn một workflow khỏi danh sách.

Kết quả bạn sẽ nhận được: Danh sách 4 workflow cốt lõi được xếp hạng kèm lý do ngắn gọn cho từng mục, mức độ rủi ro và danh sách các workflow cần loại bỏ - đây chính là danh sách rút gọn của bạn, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên.

Cách sử dụng kết quả này: Đây sẽ là kế hoạch hành động cho phần còn lại của khóa học. Các bài học số 5 và 6 sẽ đi sâu vào các workflow liên quan đến tài chính và tăng trưởng - danh sách 4 workflow cốt lõi sẽ giúp bạn xác định đâu là những phần cần tập trung nguồn lực.

Những điểm chính cần lưu ý

• Danh sách 15 workflow này giống như một thực đơn hơn là một danh sách kiểm tra bắt buộc - chúng được phân loại thành các nhóm: Tài chính, Khách hàng, Nội dung, và Tài liệu & Giao tiếp.

• Lựa chọn dựa trên yếu tố rủi ro và lợi ích - hãy bắt đầu với những workflow mà sai sót không gây hậu quả nghiêm trọng, xây dựng lòng tin, rồi mới chuyển sang các workflow phức tạp hơn.

• Nhóm 4 workflow cốt lõi là một template linh hoạt để bạn tùy chỉnh - bao gồm workflow "Tóm tắt công việc đầu tuần" và "Theo dõi thanh toán'' dành cho hầu hết mọi người, cộng thêm một workflow tài chính và một workflow tăng trưởng phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

• Sự phù hợp quan trọng hơn tính toàn diện - việc bỏ qua một workflow không phù hợp với doanh nghiệp của bạn là quyết định đúng đắn, chứ không phải là một thiếu sót.